Tu organización finalmente ha decidido hacer un cambio pues el reclutamiento manual gasta demasiado tiempo y energía. Pero, ¿por dónde debes empezar para solucionarlo? El primer paso es empezar a investigar, pero hay muchísimas opciones de software de reclutamiento automatizado, y todas prometen algo diferente o, más frecuentemente, algo completamente igual. A pesar de la amplia gama de opciones tecnológicas, cada software tiene características únicas para abordar desafíos específicos, pero se queda corto en otras áreas.

Todo el mundo ha escuchado las siguientes palabras: inteligencia artificial para el reclutamiento, gestión automática de la contratación, videoentrevistas, chatbots virtuales y pruebas psicométricas. Lógicamente, la cantidad de tecnología disponible para la contratación puede ser abrumadora.

Si no estás seguro de por dónde empezar, pero sabes que tu equipo de contratación está luchando por mantenerse al día con la demanda de contratación masiva, estás en el lugar correcto.

Estoy aquí para ayudarte a determinar si una plataforma de reclutamiento automatizado es adecuada para ti y tu organización. En este artículo, encontrarás observaciones basadas en mi experiencia y conocimientos que he obtenido tras muchos años de ayudar a los líderes de RH a decidir cómo abordar sus proyectos de tecnología.

Estos son los tres pasos que todo líder de adquisición de talento debería tomar en cuenta antes de comprar un software de reclutamiento automatizado.

1. Definir los desafíos y las necesidades de reclutamiento

Ojalá un solo proveedor de software pudiera resolver todos tus problemas, pero si el software abarca mucho, normalmente no lo hace todo bien. Por eso es esencial comprender los objetivos y retos que tienen los equipos de contratación.

Imagina que necesitas automatizar las primeras etapas de tu proceso de selección, como la entrevista de un candidato con tu gerente de ventas. Un software apto para este desafío podría ser una plataforma de videollamadas que utilice inteligencia artificial para el reconocimiento de gestos. Por otro lado, este tipo de herramienta no ayudará si tus desafíos surgen más adelante en el proceso de contratación, como el enviar lar ofertas a los candidatos y asegurarse de que las reciban y las revisen. Aquí es donde podría funcionar algo más holístico, como una plataforma de reclutamiento automatizado.

Para identificar qué opciones de software de reclutamiento automatizado debería explorar tu empresa, primero debes responder preguntas clave sobre los desafíos y necesidades de reclutamiento que tiene tu equipo, tales como:

• ¿El equipo actualmente realiza un seguimiento de sus métricas clave de reclutamiento? Si no, ¿a qué métricas les gustaría tener acceso?
• ¿Qué KPIs son los más difíciles de mejorar?
• ¿Dónde se pierde el mayor número de candidatos en el embudo de reclutamiento?
• ¿Hay roles o turnos específicos que sean más difíciles de cubrir que otros?
• ¿Cuánta rotación de personal experimentan en los diversos roles?
• ¿Qué tareas llegan a provocar el burnout a los miembros del equipo?

Tener claro cuáles objetivos espera alcanzar el equipo o a qué desafíos se enfrenta les ayudará a los líderes a seleccionar las soluciones más adecuadas.

En lo personal, utilizo una metodología sencilla de resolución de problemas llamada "Pain-Relief" (que se traduce a “alivio del dolor”) para enfatizar la claridad y la visualización de los problemas que quiero resolver. Esta implica dividir un problema en sus componentes e identificar las soluciones deseadas para cada elemento. Una forma eficaz de aplicar esta metodología es creando una tabla sencilla donde se pueda enumerar los problemas junto con las soluciones correspondientes.

Cómo utilizar la metodología “Pain-Relief”:

1. Toma una hoja de papel, una tablet o crea un nuevo documento en tu aplicación favorita.
2. Dibuja una línea con dos columnas. Una columna será para desafíos o puntos débiles actuales y la segunda será para posibles soluciones. Luego, puedes agregar columnas adicionales según la cantidad de herramientas o sistemas que planees explorar.
3. En la primera columna, escribe cada problema o desafío que encuentres. Sé breve pero claro.
4. En la segunda columna, describe el dolor causado por este problema o desafío. Sé específico y conciso, asegurándote de que cada elemento refleje con precisión una solución particular por abordar.
5. En la última columna, mientras revisas diferentes sistemas o herramientas, escribe cómo cada uno aborda o no las debilidades y desafíos de la empresa.

La claridad y la simpleza son vitales: Describir los problemas reales y el resultado deseado de una manera que no genere ambigüedad sobre lo que se consideraría una solución exitosa permitirá convertir esta tabla en una ayuda visual, organizando tus pensamientos y definiendo claramente los problemas y los resultados que esperas lograr.

Independientemente de la metodología de resolución de problemas que decidas emplear, es esencial identificar y priorizar los desafíos que deben abordarse. Sólo entonces podrás encontrar una solución que ayude a aliviar la presión que causan esos desafíos.

2. Identificar a los usuarios y a los stakeholders

Ahora que hemos definido las necesidades, identificado los requisitos y trazado una ruta de trabajo, es hora de determinar quién utilizará el software y cómo lo utilizará.

Para esta etapa, es necesario hacer preguntas específicas sobre las personas que utilizarán la solución, las cuales incluyen:

• ¿Cuál es la estructura del equipo que utilizará la plataforma? (Por ejemplo: un equipo de 40 reclutadores y 10 gerentes de contratación)
• ¿Quiénes serán los responsables directos (o DRI) de la plataforma?
• ¿Qué aprovechará cada usuario en la plataforma? (Por ejemplo, los reclutadores pueden utilizar la plataforma de principio a fin, mientras que los líderes de asistencia técnica pueden centrarse en el análisis)
• ¿En qué etapas del proceso de contratación se utilizará la plataforma? (Definir el uso que le dará cada usuario)
• ¿Qué hábitos manuales cambiarán una vez que se lance la plataforma o herramienta?
• ¿Con qué frecuencia accederá cada tipo de usuario a esta plataforma? (Diariamente, semanalmente, mensualmente)
• ¿A través de qué dispositivo accederán los usuarios a la plataforma (idealmente)? (Computadora, celular, tablet)
• ¿Qué departamentos o equipos se verán directamente afectados por la implementación de la nueva plataforma?
• ¿Quiénes son las principales partes interesadas que se verán afectadas o participarán en la adopción de la nueva tecnología?

Si no planificas teniendo en cuenta a los usuarios finales, seguirás luchando con los problemas que tu equipo enfrentaba antes, pero con un presupuesto menor y un proyecto fallido. Debes asegurarte de que el uso de cualquier solución tecnológica que selecciones coincida con las necesidades de las personas que aprovecharán la herramienta. Asigna el tiempo y el esfuerzo necesarios para capacitar y apoyar a tu equipo para lograr un proyecto exitoso.

La facilidad de uso de la plataforma está directamente determinada por la cantidad de usuarios que interactúan con la plataforma y la frecuencia de uso. Si los usuarios interactúan con la tecnología durante todo el día, es crucial tener un sistema que se navegue fácilmente. Por el contrario, se pueden sacrificar ciertas comodidades si el equipo sólo utiliza el sistema ocasionalmente.

Comprender al usuario es fundamental para determinar qué solución tecnológica se adapta mejor a la organización.

3. Definir el alcance del cronograma

Una vez que hayas identificado los desafíos principales e identificado a las personas específicas que aprovecharán la plataforma, puedes pasar a la siguiente fase fundamental: trazar el cronograma y el alcance para adoptar esta nueva tecnología.

Recuerda que el cronograma debe reflejar los resultados deseados. Por ejemplo, supongamos que el equipo busca un cambio holístico en su estrategia de reclutamiento al reemplazar un proceso de contratación que ha sido utilizado por mucho tiempo. En ese caso, no es realista pensar que este nivel de cambio se producirá de la noche a la mañana. En cambio, una herramienta con un solo propósito podría tener sentido si es necesario realizar una sola tarea rápidamente.

Es necesario ser conscientes de los factores de escalabilidad, adaptabilidad y sostenibilidad a largo plazo al definir el alcance y los plazos. Al hacerlo, se puede confirmar que el alcance elegido aborda eficazmente las necesidades inmediatas y al mismo tiempo sienta las bases para el crecimiento y la evolución a futuro. Al establecer el cronograma y desarrollar el alcance, es importante hacer preguntas como:

• ¿Existen plazos o puntos clave críticos que impulsen o afecten el cronograma?
• ¿Existe algún factor externo que pueda afectar el tiempo disponible para la incorporación de la plataforma?
• ¿Cuánto tiempo tiene el equipo para incorporar y capacitar a los usuarios en la nueva plataforma?
• ¿Cuánto tiempo puede dedicar cada miembro del equipo al proceso de integración sin afectar sus otras responsabilidades?
• ¿Tiene el cronograma un espacio pensado para abordar retrasos o complicaciones inesperadas durante la implementación?
• ¿Pueden los equipos necesarios cumplir con el cronograma al tiempo que gestionan otros proyectos organizacionales?
• ¿Los equipos que quieren participar tienen los recursos y la experiencia para contribuir eficazmente al proyecto?
• ¿Se han incluido a todos los actores esenciales en el proceso de integración?
• ¿Se ha informado o se informará a los equipos sobre el tiempo necesario para implementar el servicio o plataforma?

Ten tus respuestas a la mano mientras evalúas a los proveedores. Administrar una plataforma que solo tú y tu equipo utilizarán para procesar las diez vacantes en el área de finanzas es muy diferente a procesar miles de candidatos para cubrir la apertura de una nueva tienda minorista.

Ahora posees las respuestas para limitar y acotar la búsqueda de proveedores con toda la información pertinente para evaluar las ofertas.

¿Qué es lo que sigue al elegir un software de reclutamiento automatizado?

Como hemos mencionado, para poder decidir si alguna solución es la opción de software adecuada para tu organización, es necesario investigar exhaustivamente las opciones disponibles. Esto incluye definir los desafíos de reclutamiento, identificar usuarios y partes interesadas, y comprender el alcance y los tiempos alrededor del proyecto. Una vez que se completan estos pasos preparatorios, el enfoque cambia a evaluar a los proveedores en función del éxito histórico y la atención al cliente.

Es posible tomar una decisión informada que se alinee con los objetivos de tu organización, aborde desafíos específicos y siente las bases para un reclutamiento automatizado, eficiente y efectivo, siguiendo la ruta de trabajo descrita anteriormente:

1. Definir los desafíos y las necesidades de reclutamiento
2. Identificar a los usuarios y a los stakeholders
3. Comprender el alcance y definir el cronograma

Invertir tiempo en estos pasos desde el principio te ayudará a ahorrar valiosos recursos más adelante.

En Emi, hemos trabajado con grandes organizaciones, incluyendo a Walmart, Heineken y Danone, que siguieron estos pasos al buscar una solución para sus desafíos de reclutamiento operativo. Si bien cada organización era diferente, sus necesidades eran las mismas: necesitaban encontrar una mejor manera de reclutar talentos operativos a gran escala y querían el apoyo de expertos en inteligencia artificial y automatización para ayudarles a lograr sus objetivos a largo plazo. Al final, esto los llevó a Emi, la plataforma de reclutamiento operativo automatizado.

En última instancia, tu organización debe encontrar el software de reclutamiento automatizado adecuado para respaldar sus objetivos, cumplir con los requisitos de los usuarios y stakeholders y mantenerse dentro del alcance y el cronograma.

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