Un día en reclutamiento masivo

Otra semana transcurre en el cronograma del equipo de reclutamiento. La nómina continúa en un 40%, sin capacidad para completarla más rápido. Los reclutadores revisan las 200 solicitudes de candidatos, dedicando hasta dos horas diarias. Le siguen las llamadas, los recordatorios, los seguimientos y el alto porcentaje de ausencias a la primera entrevista. De los que se presentaron para la entrevista, algunos olvidaron su documentación, lo que lleva a enviarlos a casa y pedirles que regresen con sus documentos. Si regresan, con suerte todo estará en orden y podrás comenzar el proceso de contratación y onboarding.

Te sientas en tu escritorio a preparar el informe sobre los KPIs del proceso de contratación para compartirlo con otros líderes. Miras a tus reclutadores, todos ocupados y sobrecargados con las tareas manuales de filtrado, programación, recordatorios y entrevistas. No hoy, no esta semana. Con suerte, el próximo mes será un mejor momento para aquellas mejoras que seguramente traerán valor. Sin embargo, todavía estás atascado en lo que es urgente en vez de lo que es importante.

Problemas comunes en los equipos de RH

Esta es la realidad para muchos equipos. La competencia por los trabajadores de primera línea ha aumentado, lo que dificulta llegar a los mejores candidatos lo suficientemente rápido. Los equipos agregan horas extras a su carga de trabajo y aún parecen llegar a los candidatos después de que la competencia ya les haya ofrecido un trabajo. Mientras tanto, los formularios de aplicación quedan vacíos porque prefieren optar por otra aplicación más sencilla.

El problema no es solo no llegar a tus candidatos lo suficientemente rápido, sino también estresar y sobrecargar a tu equipo con trabajo manual innecesario. Esto desaprovecha el valioso tiempo de profesionales que podrían estar agregando más valor a la empresa y mejorando el proceso a un alto nivel en lugar de simplemente sobrevivir.

El desperdicio de recursos en el proceso de RH

El equipo promedio dedica una cantidad excesiva de tiempo a tareas operativas, manuales y repetitivas. No solo la selección, sino también responder las preguntas repetitivas de los candidatos, recordarles las entrevistas, enviar correos electrónicos de ida y vuelta para programar citas. Además, para muchos equipos, el horario de trabajo no es suficiente y necesitan usar horas extras para cubrir toda la carga de trabajo. Al llegar el fin de semana, la carga de trabajo se duplicará con más solicitantes.

La eficiencia en RH y el impacto en los KPIs de la compañía

Cuando pensamos en el impacto de las tareas manuales, tal vez solo estemos considerando el agotamiento en los equipos de reclutamiento. Algo que ya es una señal de alerta en nuestra administración de recursos. Sin embargo, los impactos de las tareas manuales pueden ser múltiples: aumento de las horas dedicadas por los reclutadores a un solo candidato, ciclos largos de contratación, falta de métricas y más. Esto eventualmente influye  en el negocio, ya que las nóminas incompletas podrían traducirse en menos camareros en una de las tiendas, o ningún cajero. Esto reduce la cantidad de productos que puedes vender o la lentitud con la que puedes atender a un cliente, resultando en clientes insatisfechos y una venta menos o una mala reseña. Al final, pierdes ingresos y clientes.

Con esto en mente, podemos comprender que al centrarnos en tareas de alto valor en el proceso de reclutamiento y asegurarnos de que nuestros recursos se utilizan sabiamente, podemos tener un impacto directo en  los ingresos, la experiencia de los candidatos y la percepción de la marca.

¿Cómo están resolviendo las compañías la eficiencia y el uso específico de sus recursos limitados?

Lo bueno es que es un problema generalizado entre los equipos de reclutamiento. Lo que significa que podemos ver y aprender de cómo otros han resuelto el mismo problema y aprender de sus soluciones. En empresas que hacen  contratación masiva de trabajadores de primera línea como Heineken, Oxxo y Nemak en México, el problema se ha abordado principalmente mediante: 

• Automatización
• Actualización de formularios de aplicación por tecnología más eficiente
• Estandarización de procesos y actualización de su tecnología.

Estas empresas han optado por buscar la herramienta que les permita optimizar  y mejorar su proceso. En vez de compartimentar  las mejoras en partes específicas o sumar herramientas con soluciones parciales, optaron por encontrar una solución que eficientizara su proceso de punta a punta. Veamos sus resultados:

Automatización en Heineken

A través de la automatización, los reclutadores de  Heineken us ahorraron más de 10,000 horas. Heineken estaba lidiando por mantenerse al día con el flujo de necesidades de contratación en volumen alto debido a las reformas laborales en México en los últimos años. Se enfocaron en adoptar una herramienta que pudiera automatizar la preselección  de candidatos. Esto les permitió concentrarse en construir la marca empleadora y actuar en su estrategia de adquisición de talento.

La automatización impactó no solo en la eficiencia del equipo, sino también en la reducción del tiempo y los costos del proceso. El beneficio de un proceso más rápido no solo tiene un impacto económico en la empresa, sino que también aumenta la probabilidad de llegar a los mejores candidatos y contratarlos. En la guía para atraer y retener talento en mercados competitivos, se descubrió que el tiempo promedio de contratación es de 34 días, pero los mejores candidatos están fuera del mercado en 10 días. Por lo tanto,  la inmediatez de la respuesta y el filtrado son  un activo valioso para las empresas que buscan contratar a los mejores candidatos.

Actualización de formularios a aplicaciones simples en Oxxo y Nemak

En la guía para atraer y retener talento en mercados competitivos, se encontró que para quienes trabajan  por hora, el abandono de los solicitantes suele ocurrir en los primeros 3-5 minutos. Por lo tanto, si un trabajo tarda más de 5 minutos en completarse, la tasa de abandono del candidato aumenta al 50%-75%; las solicitudes con más de 25 preguntas tienen una tasa de abandono del 25%-50%. También, se toma en consideración que la mayoría de los candidatos que aplican tienden a preferir procesos de solicitud más rápidos y más sencillos. Por lo tanto, si actualmente estás utilizando formularios, preguntas largas o solicitando un currículum que los candidatos pueden no haber actualizado, posiblemente debas considerar actualizar a una forma de preselección  más amigable, rápida y eficiente. En el caso de Heineken, se pensó en el chatbot de IA de Emi para  seleccionar y clasificar a los candidatos y programarlos en cuestión de minutos.

OXXO adoptó la automatización con AI para reemplazar sus antiguos métodos de aplicación. Hoy en día los candidatos aplican a Oxxo a través de una liga de WhatsApp que cuenta con una preselecciónde IA automatizada 24/7 para filtrar a los aplicantes y agendar la primera entrevista con ellos. Al incorporar la herramienta de Emi a sus equipos, han logrado reducir en un 86% las tiendas que estaban con una reducción crítica de empleados, bajar un 26% sus vacantes disponibles y reducir un 33% el tiempo que les llevaba completar sus nóminas.

Nemak también utilizó la automatización y la IA en sus procesos de reclutamiento. Estaban intentando reducir las tareas manuales y subir la productividad y eficiencia en sus equipos de RH. Principalmente mejorando el filtrado de perfiles, el tiempo de respuesta y la captación de documentación. Lograron subir un 54% en su contratación de puestos operativos, contactar al 100% de los candidatos y reducir en un 75% sus costos de outsourcing.

Cómo integrar la automatización en tu proceso de reclutamiento

Identificar los mayores puntos de dolor y definir KPIs y objetivos

Identificar los KPIs y objetivos que se alineen con  tu empresa y equipo de reclutamiento te ayudará a enfocarte en encontrar las herramientas adecuadas para ti y las soluciones que mejor te ayuden a alcanzarlos. Investiga, explora y visualiza los resultados que estás tratando de lograr dentro de un año. Esto te ayudará a mantenerte enfocado e identificar los primeros pasos con mayor claridad.

Además, identificar tus mayores puntos de dolor actuales te ayudará a iniciar una innovación progresiva que garantice cubrir las prioridades primero.

Innovaciones progresivas

Los grandes cambios se logran a través de acciones pequeñas. Una vez que identifiques los mayores puntos de mejora y las prioridades de la empresa, puedes comenzar a implementar las mejoras específicas. Es importante tener en cuenta que los cambios llevarán tiempo y requerirán de una buena comunicación y alineamiento entre equipos. Se puede ir mejorando de manera progresiva, adoptando una solución por partes que pueda ayudarnos a poder progresivamente acercarnos al reclutamiento que buscamos.

Automatizando la adquisición de talento

Hay muchas maneras de mejorar los procesos de reclutamiento. Para aquellas empresas que buscan tener un impacto directo en sus KPIs, además  de ayudar a sus equipos de RH a trabajar con mayor eficiencia, recomendaría explorar soluciones completas donde la automatización y uso de la IA pueden maximizar los resultados. Como fue el caso en las empresas líderes como Walmart, Heineken, Oxxo y Nemak. Puedes leer sus casos de éxito completos y solicitar una demo con Emi en caso de  buscar explorar el potencial impacto que la automatización puede tener en tu empresa.

Para quienes busquen solucionar el problema de manera superficial hasta poder efectuar mejoras de raíz, sugeriría implementaciones graduales en las áreas mencionadas (filtros de candidatos, automatización de tareas manuales y recolección de documentación). En operaciones pequeñas, donde manejan volúmenes de menos de 200 reclutados anualmente, un chatbot y herramientas específicas para sus necesidades pueden servir como solución inicial. Pero si estamos hablando de volúmenes masivos o por encima de 1000, es conveniente utilizar plataformas completas con soluciones integrales.