En el mundo tan acelerado de la adquisición de talento, las organizaciones a menudo dependen de procesos manuales para llenar vacantes de puestos operativos. Aunque estos métodos puedan parecer soluciones simples, tienen un costo significativo.

Los procesos manuales de reclutamiento no sólo perjudican la eficiencia, sino que también afectan gravemente la motivación y el compromiso de los equipos de reclutamiento, dejándolos exhaustos y llevándolos, eventualmente, al burnout.

La ineficiencia de los procesos manuales de reclutamiento 

Los procesos manuales de reclutamiento suelen ser ineficientes. Tareas como revisar cientos de currículums a mano, ingresar manualmente los datos de los candidatos en diferentes sistemas y programar entrevistas pueden consumir demasiado tiempo. Estas tareas repetitivas y de bajo valor tienen un alto potencial de error, complicando aún más el proceso de reclutamiento.

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Estas tareas pueden tener serias consecuencias, además de impactar directamente el proceso de reclutamiento, la experiencia del candidato y la marca empleadora. Las empresas necesitan ser conscientes de estos efectos para evitar una representación negativa de la marca:

Prolongación de los procesos de contratación

El tiempo es el factor crítico en el proceso de reclutamiento, influyendo significativamente en la motivación de los reclutadores y en la eficacia del proceso en general. Los métodos manuales y lentos de reclutamiento desmotivan a los reclutadores al hacerles perder a los mejores talentos del mercado y obligarlos a dedicarle un tiempo excesivo a cada vacante. Tomemos este ejemplo del informe "Reduciendo el tiempo de cobertura: Maximiza la eficiencia en la contratación de personal operativo”; supongamos que el ingreso diario generado por cada empleado operativo es de $300, y una empresa asume una pérdida aceptable futura de $10,000 (ya que todas las empresas deben aceptar que algunos puestos no se llenarán de inmediato). En ese caso, se cuenta con aproximadamente 33 días para cubrir una vacante ($10,000/$300 = 33.33 días). Este límite de tiempo presiona a los reclutadores a agilizar las contrataciones para minimizar las pérdidas de ingresos.

Los extensos periodos que se requieren para contratar a los empleados frustran a los reclutadores, dificultando su capacidad de cubrir roles críticos de manera oportuna e impactando su realización y satisfacción profesional. Como se explica en nuestra guía "El Futuro del Reclutamiento Operativo", el 82% de los profesionales de recursos humanos en las grandes empresas están trabajando más allá de su capacidad debido a tareas de reclutamiento manuales y repetitivas, cuya ineficiencia alarga la contratación y aumenta la carga de trabajo delos reclutadores.

Además, un proceso de contratación largo puede afectar negativamente la experiencia del candidato, dificultando el que los reclutadores logren obtener a los mejores talentos y disminuyendo su eficacia general.

Deterioro de la reputación de la marca empleadora

En el competitivo mercado laboral actual, la reputación de la marca empleadora de una organización juega un papel crucial en la atracción y retención de talento de primer nivel. Sin embargo, los procesos de reclutamiento manual pueden dañar gravemente esta reputación. Cuando los solicitantes de empleo enfrentan procesos de reclutamiento lentos, complicados y llenos de errores, su percepción de la organización puede volverse negativa rápidamente.

Además, en la era de las redes sociales y las plataformas de reseñas laborales en línea, las experiencias de los candidatos son más visibles que nunca. Las experiencias negativas durante el proceso de reclutamiento pueden llevar a reseñas desfavorables en sitios como Glassdoor, Indeed y LinkedIn. Según Shortlister, el 80% de los candidatos que pasan por un proceso de reclutamiento insatisfactorio revelaron que lo cuentan abiertamente a otras personas, y un tercio de estos candidatos lo hace de manera proactiva. Un patrón de comentarios negativos puede disuadir a los mejores talentos de siquiera considerar a la organización, llevando a una disminución en el tamaño y la calidad del pool de talentos. Esto destaca el papel crítico que juegan los reclutadores en la formación de la imagen de una organización.

Disminución de la creatividad y la innovación

El reclutamiento no se trata sólo de cubrir posiciones; se trata de encontrar al talento adecuado para impulsar a la organización hacia adelante. La creatividad y la innovación son componentes esenciales de las estrategias de reclutamiento efectivas. Sin embargo, los procesos manuales pueden obstaculizar significativamente estas habilidades que construyen el negocio.

Los reclutadores sobrecargados con tareas administrativas tienen tiempo y capacidad mental limitados para pensar de manera creativa o innovar. En lugar de desarrollar estrategias de búsqueda a largo plazo o tener interacciones más significativas con los candidatos, se encuentran atrapados en un ciclo de ejecución. Este enfoque en tareas rutinarias en lugar de en el pensamiento estratégico limita el potencial del reclutador para contribuir al posicionamiento competitivo de la organización en el mercado laboral.

Para los reclutadores, estas ineficiencias son más que frustrantes: son desmoralizantes. El estar constantemente involucrados en tareas tediosas deja poco tiempo para el pensamiento estratégico o interacciones significativas con los candidatos. Esto puede llevarlos a un sentimiento de estancamiento y desesperación, lo cual es perjudicial tanto para el reclutador como para la organización. En consecuencia, estos desafíos disminuyen el sentido general de satisfacción profesional.

El Impacto en la satisfacción profesional

Muchas personas se sienten atraídas por la profesión del reclutamiento porque tienen la oportunidad de impactar significativamente en las carreras de las personas y el crecimiento de la organización. Sin embargo, los procesos manuales a menudo desvían el enfoque de estas actividades dinámicas y satisfactorias convirtiéndolas en tareas monótonas y tediosas. Este cambio puede disminuir la pasión y el entusiasmo inicial que los reclutadores tenían por sus roles.

Cuando falta la satisfacción profesional, es probable que los reclutadores experimenten una disminución en la satisfacción laboral. La ausencia de estimulación intelectual y la incapacidad de ver el impacto directo de su trabajo pueden llevar al desinterés y, en última instancia, al burnout. Las altas tasas de rotación entre los reclutadores son a menudo un síntoma de este problema que no se percibe a simple vista.

La importancia de la motivación y el compromiso de los empleados

Los reclutadores motivados y comprometidos tienden a ser innovadores y leales, y a tener un alto rendimiento.

La motivación la construyen factores como el reconocimiento, los logros y la capacidad de ver el impacto del trabajo propio. Estos incentivos a menudo están ausentes cuando los reclutadores están atrapados en un ciclo de tareas mundanas. La falta de reconocimiento por el trabajo administrativo y la incapacidad de lograr resultados significativos pueden llevar a una disminución de la motivación.

El compromiso, por otro lado, se refiere a la dedicación emocional que un empleado tiene hacia su organización y sus objetivos. A los reclutadores comprometidos les apasiona su trabajo y están comprometidos con el éxito de la organización. Sin embargo, sus niveles de compromiso pueden bajar cuando sus roles se reducen a trabajo administrativo rutinario. Esta falta de compromiso puede manifestarse en una menor productividad, aumento de faltas y mayor rotación del personal, lo cual resalta la importancia de implementar estrategias efectivas para mantener altos niveles de compromiso entre los reclutadores.

Soluciones para mejorar los procesos de reclutamiento operativo

Para abordar los desafíos que presentan los procesos manuales de reclutamiento, las organizaciones deben priorizar las necesidades de sus equipos de contratación. Aquí te presentamos 3 soluciones prácticas para mejorar los procesos de reclutamiento, aumentar la motivación de los empleados y elevar el compromiso:

1. Invertir en tecnología y automatización
   Implementar sistemas de seguimiento de candidatos (ATS por sus siglas en inglés) para automatizar la selección de currículums y el ingreso de la información. Los ATS pueden reducir significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas y minimizar el riesgo de errores.
   
   Las organizaciones innovadoras en el ámbito de la contratación están yendo más allá de los ATS al adoptar plataformas de reclutamiento automatizado. Emi es una de esas plataformas diseñadas para contrataciones operativas masivas. Su propósito principal es optimizar todo el proceso de contratación, desde la solicitud hasta la incorporación, y permitir la contratación 24/7 durante los esfuerzos continuos de reclutamiento. Estos sistemas les ayudan a las organizaciones a pasar de un conjunto de tecnologías dispersas de recursos humanos a un sistema unificado y centralizado en todas sus ubicaciones, permitiéndoles a los reclutadores delegar sus tareas más tediosas.
   
   
2. Fomentar una cultura de mejora continua
   Animar a los reclutadores a participar en oportunidades de desarrollo profesional proporcionando los fondos o el tiempo libre necesario para hacerlo. Estas oportunidades pueden incluir asistir a conferencias de la industria, inscribirse en cursos relevantes u obtener certificaciones.
   
   También es útil crear un ciclo de retroalimentación donde los reclutadores puedan compartir sus ideas y sugerencias para mejorar los procesos de reclutamiento. Esto no solo los empodera, sino que también fomenta una cultura de mejora continua.
   
   
3. Crear programas de reconocimiento y recompensa
   Es esencial que las organizaciones reconozcan los esfuerzos de los reclutadores, no sólo en la contratación de nuevo talento, sino también sus contribuciones a la mejora de procesos y estrategias. Las recompensas no necesitan ser grandes o incluso monetarias para tener un impacto positivo en el equipo.
   
   Dar menciones durante las reuniones del equipo, regalar artículos de la empresa o incluso enviar notas personales de agradecimiento demuestran que los esfuerzos de los equipos de contratación son vistos y apreciados. Estos pequeños actos de reconocimiento pueden ayudar a mantener altos niveles de motivación y compromiso.

Avanzando hacia la automatización

Los procesos de reclutamiento manuales son más que una fuente de ineficiencia: son una barrera significativa para la motivación y el compromiso de los empleados. Al reconocer el verdadero precio que se paga por estos procesos e implementar soluciones prácticas, las organizaciones pueden crear un entorno de reclutamiento más eficiente y efectivo. Esto no sólo beneficia a los reclutadores, sino que también mejora la capacidad de la organización para atraer y retener talento de primer nivel. Adoptar la automatización y fomentar una cultura de apoyo puede mejorar significativamente la motivación y el compromiso de los reclutadores, así como el éxito general en la adquisición de talento.