Desde chatbots de inteligencia artificial hasta ATS, existen muchas herramientas de reclutamiento que ayudan a los reclutadores a tomar decisiones más efectivas y estratégicas.

Una de las mejores herramientas que puedes usar es un dashboard de métricas de reclutamiento. Un buen dashboard puede sentirse como un superpoder para los equipos de atracción de talento: lo puedes usar para explorar a fondo la información disponible y aprender cómo atraer candidatos más calificados en mayores cantidades al tiempo que le facilitas la vida a tu equipo.

Exploremos cómo puedes utilizar un dashboard de reclutamiento para conseguir una ventaja competitiva.

¿Qué es un dashboard de métricas de reclutamiento?

Un dashboard de métricas de reclutamiento es un lugar en donde puedes ver todos los KPI que estás midiendo. Esta información está destinada a ayudarte a evaluar tu pool de talento y entender qué tan bien está funcionando tu estrategia de reclutamiento.

¿Cómo se ve un dashboard de métricas de reclutamiento?

Un buen dashboard contiene datos representados visualmente que se ajustan a medida que cambias las variables, lo cual te permite profundizar más en cada uno de los KPI que mide.

¿Qué roles se benefician más de un dashboard de métricas de reclutamiento?

Prácticamente todas las personas involucradas en el proceso de reclutamiento se verán beneficiadas con el dashboard de reclutamiento:

• Los gerentes de reclutamiento  pueden ver los resultados de sus estrategias y utilizar dicha información para pulir y ajustar las campañas de sus equipos.
• Los reclutadores pueden usar KPI (como candidatos y contratación por fuente) para encontrar las mejores fuentes de candidatos.
• Atracción de talento puede usar un dashboard para monitorear el volumen del pool de candidatos y ajustar sus estrategias de reclutamiento según sea necesario.
• Los líderes de RH pueden realizar un seguimiento de los presupuestos, el tiempo dedicado a las contrataciones y más utilizando información como el costo y tiempo de contratación y el tiempo de cobertura. 

¿Cómo puede el dashboard de reclutamiento informar tu estrategia de reclutamiento?

Los dashboard de reclutamiento brindan muchas herramientas analíticas en tiempo real y, por lo tanto, respaldan la estrategia de reclutamiento de diversas maneras. Por ejemplo, el uso de un dashboard de reclutamiento puede hacer que tu equipo cambie de reactivo a proactivo. 

A continuación, se muestran algunas formas en las que tu dashboard puede informar tu estrategia de reclutamiento:

Medir los KPI e identificar tendencias

La principal ventaja de un dashboard de reclutamiento es que te permite ver toda tu información de reclutamiento de un vistazo y compartirla con otros stakeholders. Un dashboard te ayudará a medir el éxito de diversas campañas de marketing, el número de candidatos que proviene de cada fuente, los costos involucrados por candidato y por fuente, y la calidad de contratación. Toda esta información te será útil para ajustar y mejorar tu proceso de reclutamiento.

Un dashboard de reclutamiento te dará un panorama gráfico de tus KPI y te ayudará a identificar tendencias. ¿Existen fuentes específicas que se han vuelto menos productivas con el tiempo? Un gráfico en descenso te señalará esto para que puedas investigar el porqué. De manera similar, tus KPI te brindarán información sobre qué fuentes atraen el mejor talento.

Analizar el embudo de reclutamiento

Para determinar la efectividad de tus esfuerzos de reclutamiento, es importante ver cómo los candidatos avanzan (o no) a través del embudo de reclutamiento. Un dashboard de métricas de reclutamiento puede ayudarte a analizar cada aspecto del embudo. Al comparar números y revisar la información, es posible identificar rápidamente los problemas y afinartu estrategia de reclutamiento según sea necesario.

Por ejemplo, si tus publicaciones de empleo no están recibiendo muchos clics, los candidatos nunca ingresan al primer paso del embudo: awareness. Por otro lado, si el número de clics en tu publicación es alto pero el número de aplicaciones es muy bajo, los estás perdiendo en las etapas de atracción e interés. Esto significa que debes verificar tu anuncio de empleo para asegurarte de que sea atractivo (pero honesto).

10 KPI para medir en un dashboard de métricas de reclutamiento

Ahora que sabes por qué es importante medir KPI, y cómo obtener información accionable a través del dashboard, echemos un vistazo a las métricas que necesitas analizar.

1. Tiempo de contratación

El tiempo de contratación mide el tiempo entre el momento en que un candidato aplica a un empleo y cuando acepta la oferta. Esta es una forma de evaluar la efectividad del proceso de contratación. 

Los procesos de contratación que son más rápidos y efectivos tienden a atraer candidatos más calificados, lo cual lleva a un mejor resultado, tanto para la empresa como para los candidatos.

2. Tiempo de cobertura

El tiempo de cobertura es diferente al tiempo de contratación, ya que mide cuánto tiempo permanece abierta una vacante. Si tu tiempo de cobertura está constantemente por encima del promedio, puede que haya una brecha en el proceso de reclutamiento. Los tiempos de cobertura prolongados suelen indicar problemas con la estrategia de reclutamiento, como cuellos de botella o procesos manuales ineficientes. Estos problemas hacen que los equipos de recursos humanos y reclutamiento pierdan tiempo valioso y ralentizan el proceso de contratación. Esto da como resultado menos contrataciones y tiempos de cobertura más prolongados. 

Las herramientas de automatización son una forma de mitigar estos problemas, ya que pueden reducir las tediosas tareas manuales que los equipos de reclutamiento deben realizar. Por ejemplo, estas tecnologías pueden ayudar a los equipos a filtrar candidatos de forma más efectiva, enviar evaluaciones de selección a los candidatos calificados y utilizar chatbots para programar entrevistas más rápidamente.

3. Medir candidatos según la etapa del embudo en la cual se encuentren

Medir candidatos según la etapa del embudo en la cual se encuentren te indica las partes del mismo que necesitan refinarse. El embudo de reclutamiento típico consta de siete pasos: awareness, atracción, interés, aplicación, prefiltro, entrevista y contratación. 

Si bien la disminución de algunos candidatos disponibles es normal entre una etapa del proceso y otra, el perder muchos candidatos puede indicar un problema. Cada empresa es distinta y, por eso, es importante monitorear el embudo y medir constantemente la deserción de candidatos. Esto te brindará un punto de referencia para tu empresa y le ayudará a tu equipo de reclutamiento a identificar y abordar problemas en la conversión.

¿Las personas abandonan el proceso antes de completar la solicitud? Esto puede significar que necesitas simplificar los pasos para aplicar a tus vacantes. ¿Estás teniendo muchas visualizaciones en redes sociales, pero no suficientes clics para aplicar? Los candidatos pueden llegar a rechazar a las empresas por algo relacionado con su reputación o su branding.

4. Candidato y contratación por fuente

La fuente de candidatos se refiere a los lugares que atraen a los candidatos a postularse a las vacantes, como ferias de empleo, redes sociales como LinkedIn o Facebook, o incluso recomendaciones de otros empleados. Básicamente, cualquier fuente que hace que el candidato descubra tu marca empleadora y aplique al empleo.

Se recomienda medir el número de candidatos por fuente para determinar cuáles están atrayendo más (y menos) candidatos. También es importantemedir las contrataciones por fuente. Es posible que descubras que una fuente atrae el doble de candidatos, pero genera muy pocas contrataciones, lo cual la convierte en una fuente ineficiente. 

5. Puntaje de satisfacción del candidato

El puntaje de satisfacción del candidato (CSS), también llamado “puntaje de la experiencia del candidato”, mide cómo se sienten los candidatos acerca de su experiencia como en general, desde el momento en que se enteran de la vacante en tu empresa hasta el onboarding.  

6. Motivos de rechazo por categoría

Cuando las personas abandonan el proceso de aplicación o de entrevistas, o cuando el equipo de reclutamiento rechaza candidatos, es importante preguntar por qué.

Los candidatos pueden rechazar ofertas por varias razones.  Es posible que la oferta no haya cumplido con sus expectativas salariales o que la solicitud haya sido demasiado difícil de llenar. Empezar a identificar las tendencias en los motivos de rechazo te ayudará a entender exactamente qué tienes que cambiar.

Del lado de la empresa, los gerentes de reclutamiento pueden rechazar a los candidatos por varios motivos, incluyendo  que no cuenten con el conjunto de habilidades necesarias, que hayan tenido una mala entrevista o que haya diferencias en las expectativas de salario o beneficios. 

Independientemente del motivo o de cuál de las partes rechace a cuál, es importante dar seguimiento al feedback para identificar las áreas de oportunidad. Por ejemplo, si estás recibiendo muchas personas que no cuentan con las habilidades necesarias para el rol, el problema podría ser que tu descripción del puesto no sea la adecuada.

7. Rol y ubicación

Presta atención a en qué áreas se vuelven a abrir las mismas vacantes más frecuentemente y a cuáles equipos les suele faltar personal. Si un área o equipo se destaca porque constantemente requiere contratar a más personas, es hora de investigar qué factores podrían estar llevando a una tasa de rotación más alta y a este tipo de necesidades.

Medir la ubicación te permite orientar geográficamente tus campañas de reclutamiento. Así como puedes medir cuáles fuentes son más efectivas, también puedes medir cuáles áreas geográficas atraen más candidatos y reorganizar tus esfuerzos de reclutamiento para enfocarte en esas áreas.

8. Costo por contratación

Al calcular el costo por contratación, asegúrate de evaluarlo por fuente, área y nivel. Esto deja claro las cosas que están saliendo bien  y en dónde es que hay ineficiencias. Por ejemplo, si detectas un canal de reclutamiento que es costoso y atrae pocos candidatos (o contrataciones de menor calidad), quizás es hora de abandonarlo. O podrías descubrir que los costos de Facebook y LinkedIn están aumentando, lo cual indica que es hora de analizar los KPI de cadaplataforma para descifrar cómo sacarle el máximo provecho a tu inversión.

9. Tasa de conversión de reclutamiento

La tasa de conversión mide la cantidad de personas que avanzan de un paso del proceso de reclutamiento al siguiente. Las tasas de conversión bajas pueden indicar que estás invirtiendo demasiado (o muy poco), y que esa inversión no se está traduciendo en más candidatos o contrataciones.

Por ejemplo, según una encuesta elaborada en el 2021, el porcentaje de personas que pasaban desde la visualización de la vacante hasta postularse era de un 3%, mientras que desde la solicitud hasta la entrevista era de un 20% y desde la entrevista hasta la contratación, de un 11%. Ten en cuenta que esto es un promedio de todas las industrias, y los detalles varían entre una industria y otra. 

10. Tasa de aceptación de oferta

Tu tasa de aceptación de oferta (TAO) es una métrica muy importante porque te ayuda a identificar problemas en tu embudo de talento. ¿Qué sucede si estás haciendo todo el trabajo de entrevistar y enviar ofertas pero después recibesmuchos rechazos?

Puede que debas investigar un poco para entender por qué los candidatos rechazan tus ofertas. Recopila la mayor cantidad de feedback de la experiencia de los candidatos y descubre cuál de las partes es la que no capta el interés de los candidatos calificados, como:

• Habilidades de comunicación
• Mensajes
• Procesos de entrevista

Beneficios de utilizar un dashboard de métricas de reclutamiento (efectivo)

Un dashboard de reclutamiento efectivo te ayudará a tomar decisiones informadas y a realizar análisis comparativos. A continuación te presentamos algunos de los mejores beneficios.

Mejorar la retención y reducir la tasa de rotación

El uso de las  herramientas adecuadas para medir la información de contratación mejorará la retención de los candidatos y reducirá la rotación de los mismos. Esto sucede por las siguientes razones:

En primer lugar, mejora la experiencia del candidato. En consecuencia, los candidatos estan más satisfechos con tu empresa en general y existen más posibilidades de que se queden a largo plazo.

La segunda razón es que tener un proceso de reclutamiento que cubre los puestos vacantes rápidamente reduce el estrés de los demás colaboradores.

A veces, la rotación es consecuencia de que los puestos permanecen vacantes por mucho tiempo, lo cual estresa a los colaboradores y los empuja a buscar trabajo en otro lugar.

Aumentar la productividad y la eficiencia

Un dashboard de reclutamiento no solo señala ineficiencias en el proceso, sino  también en el trabajo diario de los gerentes de reclutamiento. Puedes utilizar la información para entender en dónde se pueden automatizar tareas que aportan poco valor. Tener mayor productividad y eficiencia hará que ahorres tiempo y dinero, dado que una estrategia refinada se traduce en un mejor desempeño por la misma inversión.    

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