Para la mayoría de las personas, el reclutamiento de roles operativos es simplemente la contratación de más personas para cubrir el puesto. Para los gerentes de RRHH y los equipos de atracción de talento, es un esfuerzo estratégico de varios pasos para mantener el negocio funcionando. Entonces, ¿cómo se puede guiar a los candidatos a través de cada paso del proceso de reclutamiento sin abrumarse?

La respuesta se encuentra en la aplicación de prácticas de reclutamiento más eficientes y efectivas que hagan que los candidatos avancen de manera más fluida a través del embudo de reclutamiento. Según Industry Today, el tiempo promedio para cubrir una vacante es de 42 días. Sin embargo, se puede reducir este tiempo simplificando el proceso de contratación, automatizando tareas que requieren mucho tiempo y comunicándose con los candidatos con regularidad.

Veamos en detalle cómo optimizar cada paso de tu embudo de reclutamiento con una plataforma automatizada como Emi puede tener un impacto positivo en las prácticas de contratación.

Pasos clave de un embudo de reclutamiento efectivo

Como ya sabes, el embudo de reclutamiento representa todo el proceso de contratación. Es posible que una empresa ya cuente con una estrategia para cubrir vacantes, pero quizás no estás contratando trabajadores de roles operativos de la forma más eficiente o efectiva.

Métricas de reclutamiento que deberías medir

Si bien cada experiencia de reclutamiento es distinta, los gerentes de atracción de talento y reclutadores pueden saber cuán eficiente es su embudo de reclutamiento calculando y midiendo métricas de reclutamiento específicas, como:

• Tiempo para cubrir la vacante: indicador que mide la cantidad de días desde que se publica un puesto hasta que un candidato acepta una oferta. 
• Tiempo de cobertura: Se refiere al tiempo que le toma a un candidato recorrer todo el embudo de reclutamiento.
• Fuente de contratación: Dónde los candidatos encontraron o se enteraron de las ofertas de trabajo. 
• Costo de contratación: Calcula cuánto dinero gastó la empresa en atraer al nuevo empleado.
• Calidad de contratación: Indicador que determina las cualidades esenciales que debe poseer un empleado. 

Observar en detalle cada paso del proceso y determinar a cuál le estás dedicando más tiempo y energía es una buena forma de descubrir aquellas tareas que podrían ser automatizadas. A continuación, se enumeran las principales etapas de un proceso de reclutamiento típico:

• Atracción
• Aplicación
• Filtrado
• Entrevistas
• Revisión de antecedentes
• Oferta de empleo

1. Atracción

El primer paso del reclutamiento de roles operativos es generar conocimiento y atraer candidatos a la publicación del empleo. Hay muchas opciones en el mercado. Para destacar, es importante que la oferta de trabajo sea atractiva para el público objetivo; tareas que se pueden realizar a través de una descripción del trabajo bien redactada y diseñada profesionalmente. Según RecruitingDaily, una marca de empleador sólida puede ayudar a ahorrar costos, reducir la rotación y aumentar la eficiencia por contratación hasta en un 50%. 

Cómo pueden ayudar las plataformas de reclutamiento automatizadas

Una vez que tengas candidatos, asegúrate de mejorar la experiencia durante todo el proceso para que incluso aquellos que no sean seleccionados, sean más propensos a recomendar tu empresa a familiares y amigos. 

Por ejemplo, Emi, la plataforma de reclutamiento automatizado, ofrece diversos formatos de aplicación, además de los que las empresas suelen utilizar, como códigos QR, mensajes de texto y links de referencia. Esto aumenta el deseo del candidato de postularse para el puesto. 

2. Aplicación

Si el candidato ya está interesado en el puesto y el perfil de la empresa, es hora de empezar el proceso de aplicación. El problema es que muy pocas personas completan la solicitud porque suelen tardar mucho, es difícil completarla desde el celular y requiere mucha información y documentación. 

El que los candidatos abandonen el proceso es uno de los desafíos más grandes para afrontar para cualquier reclutador. Según People Management, el 78% de los candidatos abandona un proceso de reclutamiento porque es demasiado largo o complicado. A su vez, las personas que trabajan por hora suelen buscar empleo fuera del horario típico de 9-5, haciendo que sea difícil responder sus preguntas en tiempo y forma. 

Cómo pueden ayudar las plataformas de reclutamiento automatizado

Hoy en día, existen muchas oportunidades de mejorar los procesos de solicitud estándar que contienen formularios largos, procesos repetitivos y plataformas obsoletas. Existen diversos sistemas que pueden facilitar que los candidatos soliciten puestos vacantes dentro de la empresa y almacenar información del candidato eficientemente. 

La plataforma de reclutamiento automatizado de Emi es diferente porque crea una aplicación conversacional ejecutada completamente a través de SMS, WhatsApp o Facebook Messenger. Esto elimina la necesidad de formularios extensos y currículums formales. Al asociarte con Emi, reclutadores de roles operativos de empresas como Walmart, Burger King y KFC han experimentado un crecimiento 4X en las solicitudes de candidatos. 

3. Filtrado

Una vez que tu equipo haya recolectado la información de las solicitudes, es hora de decidir qué candidatos cumplen con los requisitos para continuar a la etapa de entrevistas. El objetivo es eliminar personas que no son aptas para el puesto de trabajo o que no pueden encajar en el horario que requiere la empresa. Incluso cuando se contrata para roles operativos, es importante que definas y encuentres a los candidatos ideales que avanzarán en el funnel, para tener una mejor tasa de retención en el largo plazo. 

Cómo pueden ayudar las plataformas de reclutamiento automatizado

Filtrar aplicaciones puede ser una de las etapas que más tiempo consume a los equipos de RRHH durante todo el embudo de reclutamiento, especialmente en el reclutamiento masivo. En promedio, los reclutadores solo dedican unos segundos a revisar cada currículum o solicitud, pero todo ese tiempo se suma cuando se revisan cientos o miles de solicitudes. 

Emi reduce el tiempo de esta etapa del embudo de reclutamiento a unos pocos segundos en lugar de horas, y elimina el trabajo manual. Además de recopilar información de la solicitud cargando detalles en su ATS existente y almacenándolos para que los revisen los reclutadores, Emi también puede automatizar el filtrado según los criterios de contratación específicos de la empresa. Esto permite que los equipos de atracción de talento dediquen su tiempo, desde el inicio, a candidatos que se ajustan mejor al perfil que tu compañía necesita.

La inteligencia artificial de Emi para pre filtrar te brinda los mejores candidatos al mismo tiempo que te da el control de aceptarlos y/o rechazarlos. 

4. Entrevistas

El paso de entrevistas es muy importante porque permite a los profesionales de RRHH y a los reclutadores conversar y conocer a los candidatos. Agendar estas entrevistas siempre ha sido frustrante para los equipos de atracción de talento y gerentes de reclutamiento por ser una tarea que suele ser completamente manual. 

El desafío para los candidatos de roles operativos es que suelen trabajar jornadas largas y con horarios poco comunes. Estos candidatos suelen cubrir puestos vacantes fuera del horario laboral. Los gerentes y candidatos suelen intercambiar correos electrónicos con frecuencia. Para aquellos que no están interesados, se pierde mucho tiempo esperando una respuesta.

El desafío para los gerentes de reclutamiento es no estar disponibles hasta el final del día laboral o el principio de la jornada del día siguiente. Los conflictos suelen surgir cuando los gerentes de reclutamiento intentan agendar todas las reuniones, dado que es una tarea difícil cuando no se encuentran conectados y no saben qué candidatos les pedirán reprogramar las reuniones. 

Cómo pueden ayudar las plataformas de reclutamiento automatizado

Las plataformas de contratación automatizadas reducen los procesos manuales, consolidan las agendas de los gerentes de reclutamiento y brindan fácil acceso a la disponibilidad. Esto permite a los reclutadores programar fácilmente entrevistas con los candidatos y enviar recordatorios. 

Con Emi, los gerentes de reclutamiento pueden brindar horarios disponibles en su agenda y los candidatos pueden seleccionar el horario más conveniente, evitando los problemas de coordinación. Emi maneja la comunicación entre los gerentes y los candidatos a través de SMS o Facebook Messenger y envía recordatorios automáticos a los candidatos para reducir el ghosting. Esta función ha ayudado a los clientes de Emi a llegar a una tasa de asistencia a la primera entrevista del 90%.

Emi también recolecta el feedback de los gerentes de reclutamiento después de las entrevistas para que los reclutadores no tengan que esperar para hacer que el candidato avance a la siguiente etapa.

5. Revisión de antecedentes y verificación de documentos

Una vez que el candidato recibe luz verde, hay otro paso que consume mucho tiempo: la revisión de antecedentes y verificación de documentos. La información recopilada durante la revisión de antecedentes son los antecedentes penales, información personal, social, financiera y experiencia laboral. 

Después de todo el esfuerzo y el tiempo que el equipo de reclutamiento ha dedicado a este proceso, es común que los candidatos abandonen el proceso en esta etapa del embudo de contratación. Y desafortunadamente, esta variación impacta los KPI del equipo, como por ejemplo: aumentando las horas de soporte y reduciendo las tasas de conversión de candidato a empleado.

Cómo pueden ayudar las plataformas de reclutamiento automatizado

Una plataforma de reclutamiento automatizado puede automatizar el proceso de recolección de documentos para asegurar que menos candidatos abandonen el funnel debido a procesos complejos y largos.

Emi recopila digitalmente las firmas requeridas y la verificación de la información. Si un candidato olvida firmar un documento, Emi utiliza un sistema subcontratado para facilitar la recopilación y verificación y envía un recordatorio al candidato para que firme el documento. Al ayudar a los candidatos a completar este paso fácilmente, pueden aceptar el trabajo con confianza y firmar todos los documentos sin presentarse en persona.

6. Oferta de empleo

Si el candidato firma toda la documentación necesaria y aprueba su revisión de antecedentes, es hora de enviar la oferta laboral. Este es un paso importante en el proceso y debe realizarse lo antes posible para que los candidatos estén al tanto de la decisión y se mantengan informados. El problema es que no todos los candidatos revisan su correo electrónico periódicamente y una oferta se puede perder si no se envía por teléfono, el método más común entre los candidatos. Incluso si un candidato hace todo el trabajo de presentar la solicitud, asistir a entrevistas y firmar documentos, es posible que no reciba una oferta. 

Cómo pueden ayudar las plataformas de reclutamiento automatizado

Una plataforma de reclutamiento automatizado puede automatizar el proceso de oferta de empleo, ahorrándole tiempo y energía a los reclutadores. Esto permite que los equipos de atracción de talento tengan libertad para trabajar en otras partes del proceso de reclutamiento mientras la información es enviada directamente a los candidatos.

Con Emi, los equipos de reclutamiento pueden enviar ofertas en el mismo hilo de conversación de SMS o Facebook Messenger que usaron para comunicarse con los candidatos durante todo el proceso de contratación, eliminando la confusión y asegurando que los candidatos reciban la oferta.

La importancia de mejorar la eficiencia de tu embudo de reclutamiento

Para poder encontrar candidatos calificados, es importante identificar partes o áreas de tu embudo de reclutamiento que puedan ser optimizadas. 

Si el embudo de reclutamiento no se administra adecuadamente, puede dejar a los candidatos calificados en el limbo o perder candidatos pasivos. Si bien no todos llegarán a la etapa de oferta, una mala experiencia del candidato definitivamente influirá en la decisión y destruirá permanentemente el pool de talentos de su empresa. Un embudo de reclutamiento eficiente es esencial para el reclutamiento masivo. 

‍Cómo ayuda Emi a tu embudo de reclutamiento

Administrar un embudo de reclutamiento de roles operativos es prácticamente imposible cuando los procesos son manuales. Emi permite que el equipo de atracción de talento automatice las partes de su trabajo que son más tediosas y producen menor valor.

Con Emi, los equipos de atracción de talento pueden:

• Realizar el reclutamiento 24/7
• Utilizar mensajes de texto y redes sociales para el reclutamiento
• Enviar recordatorios de entrevistas y primer día laboral
• Revisar miles de aplicaciones de forma automática
• Hablar con los candidatos calificados más rápido
• Reducir tareas manuales
• Recolectar documentación y firmas digitalmente

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