Muchas organizaciones buscan mejorar su proceso de contratación y la calidad de sus nuevos empleados. Para lograrlo, es esencial que los profesionales de adquisición de talento definan objetivos y realicen un seguimiento de las métricas de reclutamiento. Sin embargo, frecuentemente el reto consiste en identificar qué métricas brindan información importante para los equipos. 

Si tu empresa es una de las muchas que buscan mejorar sus prácticas de reclutamiento operativo, estás en el lugar correcto. Hemos recopilado 15 de los KPIs de reclutamiento más utilizados y útiles para validar y mejorar radicalmente los procesos. 

¿Por qué los reclutadores de puestos operativos deberían medir sus esfuerzos de contratación?

Antes de pasar a los KPIs de reclutamiento que son vitales para los gerentes o reclutadores, es esencial saber cómo el seguimiento de estas métricas benefician a la organización a largo plazo. 

Al igual que cualquier iniciativa empresarial, es imprescindible reconocer si los esfuerzos de contratación son exitosos o si necesitan mejorar. No solo se trata de saber en qué parte del embudo de reclutamiento se pierden candidatos con mayor frecuencia, sino que también se podrá observar claramente lo que está funcionando bien. Todo esto se puede lograr mediante el uso de objetivos SMART (por sus siglas en inglés: Specific, Measurable, Achievable, Realistic y Timely). 

Al crear objetivos SMART - específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados - los gerentes de recursos humanos pueden monitorear el desempeño y realizar los ajustes necesarios. Esto garantiza que la empresa tenga un proceso de contratación satisfactorio y que incorporará a los mejores candidatos. 

Seguimiento del proceso de contratación: Saber qué KPIs son indispensables y deben ser medidos

Hay muchos KPIs distintos que se pueden medir en cuanto a adquisición de talento, considerando que cada uno se refiere a una parte diferente del proceso de contratación. Sin embargo, saber qué KPI medir en cada etapa puede ser complicado. 

15 métricas clave que los equipos de atracción de talento deben medir 

1. Tiempo de contratación

El tiempo de contratación es una métrica que se refiere a la cantidad de días que transcurren desde que se publica un puesto hasta que un candidato acepta una oferta de trabajo. Es una manera fácil de medir la efectividad del proceso de reclutamiento. 

El tiempo promedio para cubrir un puesto es de 42 días. Mientras tanto, el costo de un puesto vacante - también conocido como “costo de vacante” o COV - puede ascender a cientos, o hasta miles, de dólares por semana, dependiendo del puesto y el sector. 

Muchos factores influyen en el tiempo que le toma a una empresa cubrir un puesto, desde la oferta y demanda de ese puesto en particular hasta la cantidad de reclutadores y la reputación de la marca. 

Cómo calcular el tiempo de contratación

El tiempo de contratación se calcula midiendo el número de días naturales que transcurren entre la publicación de una vacante y el día en el que el candidato acepta la oferta de trabajo. 

2. Tiempo de cobertura

El tiempo de cobertura (también conocido como “tiempo de ingreso”) es similar al tiempo de contratación, pero está enfocado en el tiempo que tarda un candidato de calidad en pasar por el proceso de contratación una vez que envía su solicitud de empleo.  

Un tiempo de cobertura excesivamente largo puede dar lugar a un mayor costo por contratación (del cual hablaremos más adelante) y a una muy mala experiencia del candidato. Utilizando herramientas como Emi, una plataforma líder de automatización de contratación, muchas organizaciones descubren que pueden automatizar la programación de entrevistas y la revisión de currículums para aprovechar mejor el tiempo. 

Cómo calcular el tiempo de cobertura

Calcula el tiempo de cobertura dividiendo el número de días entre el momento en que un candidato solicita un puesto y el día en el cual acepta dicha oferta de trabajo. 

3. Fuente de contratación

Tanto si las organizaciones optan por utilizar las redes sociales, portales de empleo, las referencias de los empleados o las agencias de reclutamiento, el seguimiento de la fuente de contratación puede determinar de dónde vienen los candidatos más calificados para que los equipos no pierdan el tiempo en fuentes que no son tan valiosas. 

Cómo medir la fuente de contratación

Utilizar una herramienta de reclutamiento es una forma muy efectiva de medir las fuentes de contratación. Y, si esta herramienta se integra con tu sistema de seguimiento de candidatos, los gerentes de adquisición de talento pueden ver exactamente dónde los nuevos empleados encontraron las oportunidades (contratación interna, recomendación, portal de empleo, redes sociales, etc.). A partir de ahí, puedes comparar qué fuente te lleva a los candidatos más (y menos) calificados.

4. Costo por contratación

El costo por contratación de una organización indica cuánto gastas en “adquirir” un nuevo empleado. Esta medida es uno de los principales componentes del gasto total de la organización al momento de cubrir una vacante. 

El costo por contratación considera diversas variables, como los honorarios de reclutamiento, los anuncios, los costos de capacitación y la investigación de antecedentes, lo cual puede encarecerlo rápidamente. Según la SHRM, el costo promedio por contratación ronda los $4,700 dólares. 

Cómo calcular el costo por contratación

Antes de calcular el costo por contratación, las organizaciones tendrán que decidir qué gastos quieren incluir. Las métricas que la gerencia decida incluir dependerán de los objetivos estratégicos. Normalmente, los costos de contratación internos y externos incluyen:

• Honorarios de agencias o reclutadores
• Bonos de recomendación
• Costo del proceso de entrevistas
• Costo de publicidad y tecnología
• Costo de viaje o reubicación 

Una vez que hayas determinado qué factores se deben considerar, se calcula el costo por contratación dividiendo los costos totales entre el número de contrataciones en un periodo de tiempo determinado.

5. Calidad de la contratación

Las malas contrataciones cuestan a las empresas decenas de miles (o incluso cientos de miles) de pesos anualmente. Pero medir la calidad de una nueva contratación puede ser complicado, ya que no es algo que se pueda saber con seguridad hasta que el candidato haya pasado algún tiempo en la empresa. 

Otro reto es identificar características cuantificables de un candidato que puedan ser medibles frecuentemente. Pero, si los equipos de reclutamiento saben qué rasgos cuantificables hacen que una contratación sea de calidad, pueden buscar esos atributos en los nuevos candidatos. Esto crea un ciclo de contratación confiable a la vez que reduce la rotación, los puestos vacantes y el tiempo necesario para cubrirlos. 

Cómo calcular la calidad de la contratación

Como mencionamos, la forma en la que tu organización decida medir la calidad de la contratación puede variar. Pero hemos descubierto que muchas organizaciones utilizan puntuaciones de rendimiento, adecuación cultural y tiempo de adaptación para medir la calidad de una contratación en una escala del 1 al 100. 

A partir de ahí, las puntuaciones de cada empleado se suman y, después, se dividen entre el número de factores que se consideran, obteniendo así un índice global de la calidad de la contratación. 

6. Deserción en el primer año

Tu organización también querrá prestar atención a la deserción en el primer año  (también llamada "tasa de retención de candidatos"), que es una medida de la rotación de nuevos empleados. Las tasas de abandono elevadas significan que los candidatos no se quedan, ya sea por una mala gestión, un mal ambiente de trabajo, la ausencia de oportunidades de crecimiento o la falta de reconocimiento. 

Cómo calcular el índice de deserción en el primer año

Para calcular la tasa de retención de empleados, simplemente divide el número total de empleados que renuncian en menos de un año entre el número total de empleados en nómina en ese periodo de tiempo.

7. Satisfacción del gerente de contratación 

La satisfacción del gerente de reclutamiento mide qué tan satisfechos están los gerentes de RH con el proceso de contratación de la empresa y la calidad de los candidatos. 

La medición de este KPI puede proporcionar información sobre los sistemas de contratación de la empresa, como la precisión de las descripciones de los puestos de trabajo, la selección de los empleados y el onboarding.

Cómo calcular la satisfacción del gerente de reclutamiento

Muchas organizaciones envían encuestas de satisfacción a los directores de recursos humanos cada trimestre. En estas encuestas se les pide que evalúen a los nuevos empleados y su rendimiento en el trabajo en una escala del 1 al 100. Estos resultados pueden considerarse para todo el departamento o desglosarse por subdepartamento.

8. Candidatos por vacante

El seguimiento de los candidatos por vacante es una forma útil de determinar qué tan atractivo es un puesto para los posibles candidatos. Esta métrica también puede reflejar la calidad de la oferta de trabajo, la fuente de la oferta o el alcance del reclutador. 

Cómo calcular los candidatos por vacante

Para medir el número de candidatos por vacante, divide el número de candidatos para cada puesto entre el número total de vacantes.

9. Tasa de selección

Otra métrica importante es la tasa de selección, también conocida como "tasa de solicitantes contratados". Esta métrica mide el número de candidatos contratados en relación con el número total de solicitantes. Una tasa baja indica un proceso de contratación más selectivo. 

Cómo calcular la tasa de selección

Para calcular la tasa de selección, divide el número de candidatos contratados entre el número total de solicitantes.

10. Índice de aceptación de ofertas

El índice de aceptación de ofertas se refiere al número de candidatos que aceptan una oferta de trabajo en comparación con los que reciben una oferta. Un índice de aceptación más alto puede indicar que las empresas ofrecen un paquete de compensación atractivo y que la marca del empleador es fuerte. Cuando los índices de aceptación de ofertas son bajos, pueden reflejar la necesidad de mejorar los paquetes de compensación o de tomar otras medidas para mejorar la reputación del empleador.

¿Qué se considera un alto índice de aceptación de ofertas? Varía en función de muchos factores, como el sector y el puesto. Sin embargo, generalmente un índice de aceptación del 90% o superior es un objetivo excelente.

Cómo calcular el índice de aceptación de ofertas

Para calcular el índice de aceptación de ofertas, divide el número de ofertas de empleo aceptadas entre el número total de ofertas realizadas durante un periodo determinado.

11. Porcentaje de puestos vacantes

Esta cifra se refiere al número de puestos vacantes en comparación con el número total de ofertas de empleo publicadas. Un porcentaje bajo de puestos vacantes puede indicar una gran demanda de empleo en un sector o departamento. 

Cómo calcular el porcentaje de puestos vacantes

Para calcular el porcentaje de puestos vacantes, divide el número de puestos vacantes entre el número total de puestos que existen. Los equipos pueden calcularlo para toda la organización, el departamento o ambos.

12. Eficacia del embudo de reclutamiento

Los candidatos pasan por seis etapas principales en el embudo de reclutamiento: 

1. Atracción
2. Solicitud
3. Selección
4. Entrevista
5. Revisión de Antecedentes
6. Oferta de empleo

Muchas organizaciones modernas confían en herramientas como Emi para simplificar este complejo proceso con la automatización, agilizando los procesos manuales. 

Mientras más candidatos pasen por cada etapa del embudo, más eficaz será. Sin embargo, si los candidatos abandonan el proceso durante alguna etapa, puede que haya partes de la estrategia de contratación que necesiten ajustes. Por ejemplo, digamos que hay una baja notable de candidatos después de la fase de solicitud. Esto podría indicar que tu equipo de contratación está tardando demasiado en realizar el seguimiento y que los candidatos están perdiendo interés.

Cómo calcular la eficacia del embudo de reclutamiento

Para calcular la eficacia del embudo de reclutamiento, los responsables de la adquisición de talento deben calcular cuántos candidatos completan cada fase, lo que también se conoce como tasa de rendimiento de cada fase.

Para cada etapa del proceso de reclutamiento, divide el número de candidatos que completan la etapa entre el número total de personas que comenzaron esta etapa. Por ejemplo, si seleccionas 50 currículums durante la preselección y envías 10 de ellos al responsable de contratación para que los entreviste, tu tasa de rendimiento para la etapa de preselección será de 1:5. Lo ideal es que tu tasa de rendimiento sea la más baja posible.

13. Eficacia de la fuente de contratación

La fuente de contratación se enfoca en el volumen de candidatos que entran en el embudo de contratación a través de cada una de las fuentes, mientras que la eficacia de la fuente de contratación tiene en cuenta de dónde proceden los candidatos mejor calificados. Esto permite a los equipos tomar decisiones mejor informadas sobre qué fuentes de contratación sirven mejor a la organización y, en última instancia, asegurar el talento de mayor calidad.

Cómo calcular la eficacia de la fuente de contratación

Hay dos formas de calcular esta métrica. Si deseas realizar un seguimiento desde un punto de vista cuantitativo, cuenta el número de candidatos generados a partir de cada fuente de contratación durante un tiempo determinado. Verás rápidamente qué fuentes son las más eficaces en función de cuáles tienen el mayor número de candidatos.

Por supuesto, no todos los candidatos generados cumplen el estándar que busca tu organización. Aquí es donde puede ser útil contar sólo el número de candidatos viables que surgieron de un canal de reclutamiento. Por ejemplo, podrías contar solamente los que superaron la primera fase del proceso de contratación.

14. Costo de la fuente de contratación

Esto puede ayudarte a comprender mejor la rentabilidad de las distintas fuentes/canales de contratación, permitiéndote concentrar tus recursos en los que ofrecen el mejor rendimiento a la organización. Si observas que gastas mucho en atraer a muy pocos candidatos, puede que haya llegado el  momento de reevaluar las fuentes que utilizas como parte de tu estrategia de contratación. Del mismo modo, si observas que estás obteniendo varios candidatos de una fuente en particular, es posible que desees aumentar tu gasto para ampliar aún más el pool de candidatos. 

Cómo calcular el costo de una fuente de contratación

Para calcular el costo de una fuente de contratación, divide el gasto en publicidad en una plataforma determinada, como LinkedIn, entre el número de candidatos seleccionados recibidos desde esa plataforma durante un periodo de tiempo determinado.

15. Métricas de rendimiento de los reclutadores

Las organizaciones invierten mucho en las fuentes de contratación o en los equipos de reclutamiento utilizados para encontrar a los mejores candidatos. Vigilar sus métricas de rendimiento proporciona a los reclutadores información sobre el uso de estos recursos.

Una forma de realizar este seguimiento es medir la tasa de respuesta de cada reclutador. También puede ser útil controlar la tasa de conversión de entrevistas de un reclutador, la cual puede mostrar la eficacia con la cual el reclutador genera entrevistas con los mejores talentos.

Cómo calcular las métricas de rendimiento del reclutador

El proceso de cálculo del rendimiento del reclutador variará en función de la métrica exacta que se esté siguiendo. Por ejemplo, para realizar un seguimiento de la tasa de respuesta de un reclutador, divide el número de respuestas de los candidatos entre el número de correos electrónicos enviados durante un periodo determinado.

Para hacer un seguimiento de la conversión de las entrevistas, divide el número de candidatos entrevistados entre el número de correos electrónicos enviados o candidatos que el reclutador ha contactado.

Cómo mejorar los KPIs de reclutamiento

La mejora del rendimiento de la contratación comienza con la automatización de las prácticas de reclutamiento. Al agilizar las operaciones de contratación, las empresas pueden mejorar la experiencia del candidato y del reclutador. Elimina las tareas manuales y acelera el proceso de los candidatos calificados a través del embudo de reclutamiento mediante la implementación de una plataforma de automatización. 

Aprovecha al máximo el tiempo de tu equipo de adquisición de talento mejorando la productividad, reduciendo el tiempo de contratación y conectando a más personas con tu organización. Esto te permitirá centrarte en interactuar con los candidatos y realizar un seguimiento del rendimiento.

Mejora radicalmente tu proceso de reclutamiento con Emi

Ahora que conoces mejor las métricas de reclutamiento más importantes, es el momento de planificar la estrategia de contratación de tu organización. A partir de ahí, puedes establecer objetivos y puntos de referencia para cada métrica y supervisar su progreso.

Si todas estas cifras y datos te parecen complicados, nuestro equipo de expertos de Emi está aquí para ayudarte. Obtén más información sobre cómo Emi está revolucionando el reclutamiento, creando una mejor experiencia tanto para las organizaciones como para los candidatos.

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