¿Qué es el tiempo de contratación y por qué es importante?

En el reclutamiento de roles operativos, la velocidad es crucial cuando se contrata y capacita a nuevos empleados. Cuanto más espera un candidato a recibir una respuesta o se encuentra en un proceso de reclutamiento largo, existen más posibilidades de perderlos a la competencia.

Un proceso de reclutamiento más rápido reduce las horas extras y mantiene la productividad alta. Una forma de hacer seguimiento de la eficiencia de tu proceso de reclutamiento es medir el tiempo de contratación. Desarrollemos todo lo que necesitas saber acerca del tiempo de contratación incluyendo cómo reducirlo.

¿Qué es el tiempo de contratación?

El tiempo de contratación es el tiempo total entre que el candidato aplica al puesto y  acepta la oferta de empleo.

Cómo calcular el tiempo de contratación

Si no utilizas un ATS u otras herramientas tecnológicas de reclutamiento, necesitarás crear una lista manualmente de cada candidato que ha sido contratado y tomar nota de dos fechas: 1) el día que enviaron su solicitud y 2) el día que aceptaron la oferta de empleo. El tiempo de contratación para cada persona es la cantidad de días entre esas fechas. 

Por ejemplo:

Empleado A aplica a una vacante el 1ero de octubre y acepta la oferta el 19 de octubre, entonces el tiempo de contratación del empleado A es de 18 días.

También puedes medir el tiempo de contratación promedio calculando la suma de los tiempos de contratación de todos los nuevos empleados y dividiéndolo por el número de nuevos empleados. Por ejemplo:

Tiempo de contratación del empleado A: 18 días

Tiempo de contratación del empleado B: 20 días

Tiempo de contratación del empleado C: 15 días

Tiempo de contratación promedio= (18 días + 20 días + 15 días) / 3 empleados

Tiempo de contratación promedio = 17.7 días

¿Por qué el tiempo de contratación es una métrica de reclutamiento importante?

Esta métrica es una forma crucial de medir la eficiencia de tu proceso de reclutamiento. Si tu tiempo de contratación promedio es demasiado largo, puede indicar problemas organizacionales más grandes, como una estrategia de reclutamiento pobre o inexistente. El resultado es que el equipo de reclutamiento tiene dificultades para completar el pipeline con un flujo estable de candidatos.

¿Cuál es la diferencia entre el tiempo de contratación y el tiempo de cobertura de la vacante?

El tiempo de contratación y el tiempo de cobertura de la vacante se suelen utilizar indistintamente. Sin embargo, son diferentes en tanto el tiempo de contratación mide el tiempo entre que se envían las solicitudes y se acepta la oferta de empleo, y el tiempo de cobertura de la vacante es el tiempo entre que se publica la vacante y el nuevo empleado acepta la oferta. 

Ambas métricas son importantes porque cada una mide elementos diferentes relacionados con tu proceso de reclutamiento. Por ejemplo, si tienes un tiempo de contratación relativamente corto pero el tiempo de cobertura de vacante es largo, podría indicar que puede haber un problema con la publicación de la vacante. En este caso, podrías revisar la descripción del empleo para asegurarte de que sea atractiva, adecuada, transparente y que resalte las grandes ventajas de trabajar en tu empresa, o podrías revisar si la bolsa de empleo que estás utilizando funciona de acuerdo a tus expectativas.

¿Cuál es el tiempo de contratación ideal?

En general, la mayoría de las empresas deberían apuntar a un tiempo de contratación de entre 7-10 días. Pero esto puede variar dependiendo de la industria, ubicación o roles específicos. Por ejemplo, cubrir roles de cuidado de salud especializados con buenos candidatos tiende a tomar más tiempo que cubrir roles de nivel básico en restaurantes.

Para poner un poco de perspectiva, un estudio reciente demuestra que entre 15 especialidades, ingeniería tiene el tiempo de contratación más alto con 49 días mientras que las posiciones administrativas toman un tiempo de alrededor de 33 días.

¿Qué causa que el tiempo de contratación sea largo?

Entonces, si eres una de las muchas empresas que no cumple con el tiempo de contratación esperado para tu industria, te debes preguntar, ¿por qué?. Los siguientes desafíos organizacionales pueden llevar a un tiempo de contratación promedio más largo.

Falta de proceso de reclutamiento y muchos pasos manuales

Empresas sin un proceso de reclutamiento armado van a tener un tiempo de contratación más largo que aquellas que tienen sistemas. Esto se debe a que cada vez que se abre una vacante, el equipo de reclutamiento queda estancado sin un sistema en el cual confiar. Tienen que comenzar con esfuerzos de reclutamiento básicos, redactar descripciones de empleo (que le toma el 65% del equipo de RRHH dos horas o más por publicación), decidir en dónde publicar, intentar promocionarlas, entre otros. 

Si realizas muchas tareas manuales, las tareas operativas pueden tomar la mayor parte de tu tiempo. Un estudio realizado por Ladders muestra que los gerentes de reclutamiento pasan alrededor de siete segundos revisando cada CV. Para reclutadores masivos que revisan docenas o cientos de aplicaciones por día, esto se traduce en horas de su tiempo por semana. Asimismo, considera el tiempo que lleva contactar a los candidatos con recordatorios de entrevistas o contestar preguntas básicas acerca de la posición o proceso de solicitud. 

Los equipos pueden ahorrar una gran cantidad de tiempo aprovechando la tecnología automatizada para completar estas tareas. Hay plataformas de reclutamiento automatizado que pueden filtrar CVs y solicitudes, automatizar correos electrónicos de seguimiento con templates, y utilizar chatbots para enviar recordatorios o actualizaciones.

Proceso de reclutamiento demasiado complejo 

A veces el problema no son muchas tareas manuales, sino más bien muchas tareas innecesarias. ¿Realmente necesitas dos o más rondas de entrevistas antes de elegir al nuevo empleado? ¿Es absolutamente necesario someter a los candidatos a múltiples evaluaciones de habilidades que no tengan relación con el trabajo?

Estos pasos pueden ser desmotivadores para candidatos calificados y pueden prolongar el proceso de reclutamiento innecesariamente. Si no has revisado tus estrategias de reclutamiento en el último cuatrimestre, quizás encuentres pasos (como los mencionados anteriormente) que puedan ser eliminados. 

Cómo mejorar el tiempo de contratación

Mejorar el tiempo de contratación no sólo reduce costos y tiempo, sino también puede reducir el riesgo de perder el mejor talento. Aquí desarrollamos cuatro pasos que puedes implementar para mejorar el tiempo de contratación:

1) Analiza tus métricas de reclutamiento

Existen muchas métricas además del tiempo de contratación como satisfacción del candidato, candidatos por fuente y tasa de abandono de candidatos. 

Por ejemplo, a la hora de determinar la satisfacción de los candidatos (CSS) por medio de encuestas, podrías descubrir que los candidatos piensan que tu proceso de solicitud es muy largo o repetitivo. Esto refleja un punto débil del proceso que puedes identificar y resolver. 

2) Automatiza el proceso de filtrado

Filtrar aplicaciones y CVs manualmente es una de las tareas que más tiempo consume en reclutamiento. Considera automatizar este proceso utilizando softwares de IA para identificar palabras claves, oraciones o características deseables. Esto ayudará a los equipos de reclutamiento a reducir un grupo grande de buenos candidatos a un grupo más pequeño con los mejores candidatos.

3) Interactúa con los candidatos a la brevedad

La mayoría de las fuentes sugieren que los candidatos esperan una o dos semanas después de enviar una solicitud aunque suele tomar más tiempo. El 44% de los candidatos informa que son contactados por la empresa dentro de las pocas semanas de haber aplicado. El 37% son contactados en el lapso de una semana y sólamente un 4% en el día. 

Y la mayoría de los candidatos dicen que esperar demasiado para ser contactados en el proceso de solicitud resulta extremadamente frustrante. Cuanto más rápido respondas, más posibilidades tienes de ganar al candidato como empleado. Un tiempo de respuesta rápido también contribuirá a reducir el tiempo de contratación y el tiempo de cobertura de la vacante. La clave es reducir el tiempo entre cada paso del proceso con respuestas más rápidas.

4) Reduce el ida y vuelta en la comunicación

Coordinar la agenda entre entrevistadores y candidatos puede ser un gran desafío en el reclutamiento masivo. Los chatbots automatizados que conectan tu software de reclutamiento pueden ser una buena forma de reducir el tiempo que toma el ida y vuelta para programar una entrevista. Cuando un candidato alcanza la etapa de entrevistas, puedes hacer que tu chatbot les brinde una lista de horarios disponibles para que elijan. Cuando seleccionan el día y la hora, el chatbot lo puede agregar automáticamente al calendario del gerente de reclutamiento, sin desencuentros.

Los chatbots también pueden responder preguntas de los candidatos acerca del proceso de solicitud, el estado de su aplicación o la información que necesiten sobre la empresa. De esta manera, los candidatos pueden resolver sus inquietudes de manera rápida y eficaz, sin necesidad de prolongar la etapa de revisión.

Beneficios de reducir el tiempo de contratación

Reducir el tiempo de contratación trae muchos beneficios además de cubrir vacantes de manera más rápida. Puede ayudar con el onboarding, retención, presupuesto y más. 

Exploremos tres de los mejores beneficios de reducir el tiempo de contratación.

1) Adquiere candidatos fuertes rápidamente (antes que la competencia)

No sólo buscas cubrir vacantes de forma veloz, sino también con alta calidad de contratación. Cuando reduces el tiempo de contratación, responderás a las solicitudes, agendarás entrevistas y enviarás ofertas de empleo a los candidatos de forma rápida. Esto quiere decir que puedes quedarte con el mejor talento antes de que busquen otro trabajo. 

Ganar a los candidatos rápidamente significa que se los ganarás a tu competencia, lo cual es crucial en mercados difíciles o muy especializados. No dejes que la competencia te gane en el juego de atracción de talento. Ajusta tu tiempo de contratación para que puedas reclutar al mejor talento de forma rápida..

2) Reduce costos y ahorra tiempo

Cuanto más largo es el tiempo de contratación, más gastarás en horas de trabajo de reclutamiento, costos de reclutamiento y gestión de recursos humanos. Los equipos con roles vacantes trabajarán horas extras para cubrir esas vacantes, lo cual genera otro costo. Reducir el tiempo de contratación te ayuda a reducir todos estos costos.

3) Mejora la experiencia del candidato

Enfocarse en la experiencia del candidato es cada vez más importante y una de las razones es la prevalencia de dispositivos móviles. Según Glassdoor, el 58% de los usuarios buscan y aplican a trabajos desde sus teléfonos. Una forma de mejorar la experiencia de los candidatos es facilitar la solicitud con sus dispositivos. Las aplicaciones tediosas que no están adaptadas a la versión móvil pueden ser poco amigables y frustrantes para el usuario.

Los procesos de reclutamiento que son largos y complejos, la falta de empatía a lo largo del proceso y las largas esperas entre respuestas son los mayores problemas que ahuyentan a los candidatos. Haz que tu proceso sea fácil y simple para cubrir tus vacantes rápidamente. 

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