Reclutar candidatos es un trabajo difícil que implica siempre constantes cambios. Necesitas publicar tus vacantes en las bolsas de empleo adecuadas, filtrar decenas (o cientos) de solicitudes y CVs, seleccionar a  los candidatos indicados, pasar por una serie de entrevistas; sin mencionar todo el papeleo en el proceso. 

¡Es demasiado! Por esta razón, la automatización se está volviendo cada vez más popular entre los reclutadores y áreas de recursos humanos. Las herramientas adecuadas pueden ayudar a gestionar las publicaciones y el marketing, evaluar y filtrar candidatos y proporcionar un sistema de gestión de relaciones con los candidatos que mantenga dinámico el pool de talento de la empresa. 👌

Profundicemos en este tema para conocer todos los beneficios y mostrarte algunas formas esenciales para automatizar tu proceso de reclutamiento.

¿Por qué el reclutamiento automatizado es cada vez más importante?

En pocas palabras, el reclutamiento es una tarea difícil.

Comencemos observando una encuesta reciente de Glassdoor que dice que el 86% de los profesionales de RRHH piensan que el reclutamiento se está convirtiendo en una forma de marketing. Las estadísticas muestran que el reclutamiento es cada vez más complejo a medida que es necesario analizar más información para encontrar a la persona adecuada para el puesto.  

Sólo considera todas las características que las empresas modernas necesitan para tener éxito. Mientras la tecnología sigue avanzando, las empresas requieren más habilidades para completar las tareas diarias. Por lo tanto, los equipos de reclutamiento deben examinar los CVs y las solicitudes para encontrar precisamente estas habilidades.

Actualmente los reclutadores también tienen que considerar factores como diversidad y alineación con la cultura empresarial, entre muchos otros.

Es mucho trabajo para los gerentes de reclutamiento y reclutadores, lo cual hace que la automatización sea crucial para reducir la gran carga de trabajo. Esto permite que los profesionales de RRHH tengan más tiempo para concentrarse en tareas de reclutamiento que no se pueden automatizar. 

¿Cuáles son los beneficios del reclutamiento automatizado? 

El principal beneficio del reclutamiento automatizado es que mejora la dinámica de trabajo,  facilitando a los reclutadores encontrar candidatos calificados de manera organizada y rápida. Pero pongámonos específicos para que puedas ver qué partes del proceso te beneficiarán más a ti y a tu empresa. 💪

Ahorra tiempo eliminando procesos manuales

El proceso de reclutamiento implica mucho trabajo manual, pero puede automatizarse fácilmente. Sólo piensa en el tiempo que dedicas a enviar recordatorios de entrevistas o actualizaciones a medida que el candidato avanza en el proceso de reclutamiento.

Automatizar estas tareas puede darte tiempo para enfocarte en otras cuestiones que no son fáciles de automatizar.

La clave para atraer candidatos confiables y de alta calidad

La tecnología de reclutamiento automatizado debería brindarte herramientas para filtrar candidatos, solicitudes o CVs basándose en función de una variedad de características predeterminadas. Esto significa que puedes preseleccionar candidatos que presenten las características que han sido históricamente exitosas en la posiciones que estás buscando. También puedes descartar candidatos con indicadores potencialmente problemáticos.

El resultado es candidatos más confiables y de mayor calidad. Esto reduce el tiempo que dedicas al proceso de filtrado manual y mejora las posibilidades de asegurar y retener el talento.

Crea un proceso de onboarding organizado

Una vez completada la etapa de entrevistas, comienza la fase de contratación y tus herramientas de reclutamiento automatizado pueden ser muy útiles. Con el software adecuado y un buen flujo de trabajo, deberías poder seleccionar los candidatos que has decidido contratar. 

A partir de aquí puedes activar automáticamente los siguientes pasos del proceso: enviar los formularios y documentos fiscales para que el nuevo empleado los complete, notificar a tu equipo de RRHH que tendrá que corroborar antecedentes, liquidar sueldos, configurar beneficios, etc.

Aumenta el alcance de tus vacantes

Algunos software de reclutamiento automatizado ofrecen herramientas que te permiten automatizar la promoción de anuncios de empleo. A medida que se abren vacantes, puedes publicar automáticamente varios anuncios en bolsas de empleo o en redes sociales, liberando tiempo para esfuerzos de publicidad. 

Esta es una forma de aumentar el alcance para tus anuncios mientras que la automatización también abre otra posibilidad: la recopilación de datos.

Los softwares permiten recolectar información acerca de los sitios predilectos de los candidatos y puedes utilizar dicha información para identificar qué plataforma será más útil para tu proceso de reclutamiento.

8 formas esenciales de automatizar tu proceso de reclutamiento

Cuando la utilizas correctamente, la automatización puede funcionar de maravilla para acelerar tareas diarias y, al mismo tiempo, para atraer un mayor número de candidatos de calidad. Entonces, ¿cuál es la mejor forma de hacerlo? A continuación, tenemos algunos tips, trucos y buenas prácticas para ti.

1) Utiliza IA para automatizar tu comunicación con candidatos

La inteligencia artificial continúa creciendo, con una proyección de un 38.1% de tasa de crecimiento anual sobre la década pasada. Se utiliza para el análisis de datos, así como para enviar respuestas y actualizaciones. La comunicación es una de las tareas que más tiempo demandan a los reclutadores. Usar la inteligencia artificial y la automatización para responder preguntas frecuentes y enviar correos electrónicos de seguimiento puede ahorrarte mucho trabajo. 

Tips, trucos y buenas prácticas

• Utiliza chatbots para crear un panel en donde los candidatos puedan hacer preguntas sobre cómo enviar su solicitud o su CV para postularse a tus vacantes.
• Con la IA, los chatbots también pueden brindar respuestas rápidas a los candidatos acerca del estado de su solicitud.
• Configura correos electrónicos automáticos para enviar documentos que tienen que completarse antes de la contratación y enviar recordatorios de fechas importantes.

2) Distribuye tus anuncios de empleo y llega a los candidatos más rápidamente

Es posible automatizar el envío de anuncios de empleo. Emi facilita que los candidatos encuentren y apliquen a tus vacantes en los lugares en donde ya están buscando. También facilitamos el primer contacto con candidatos interesados o, incluso, pasivos. 

Tips, trucos y buenas prácticas

• Utiliza la tecnología para automatizar tus esfuerzos de reclutamiento y publicar vacantes en bolsas de empleo importantes, redes sociales y motores de búsqueda
• Utiliza tus redes de empleados para fomentar las búsquedas abiertas
• Aprovecha la automatización para llamar la atención de los candidatos en tu pool de talento

3) Monitorea y mide oportunidades de networking automáticamente

Las redes sociales también son un buen lugar para reclutar, especialmente talento operativo. En el 2021,  el 86% de las personas en búsqueda de empleo utilizaron social media, siendo Facebook la más usada. La utilizan para investigar descripciones de empleo, evaluar la reputación y cultura de los empleadores, conocer las historias de empleados y, por último, enviar su solicitud.

¿Por qué no automatizar esto también? Existen muchas más y mejores oportunidades en las redes sociales que van más allá de la publicidad. Puedes crear tu pool de talento e impulsar candidatos por medio de contenido en plataformas como Facebook, Twitter, Instagram e, incluso, TikTok. La automatización te ayudará a mantenerte actualizado con publicaciones y medir el engagement.

Tips, trucos y buenas prácticas

• Utiliza una app de gestión de redes sociales que te permita programar publicaciones dentro de la misma para publicarlas más tarde.
• Usa tu plataforma de reclutamiento para generar links y medir automáticamente de dónde provienen tus mejores candidatos.
• Crea contenido diseñado para atraer candidatos y adáptalo a la plataforma en la que lo publicas.
• Siéntete libre de mezclar contenido “universal”, como imágenes que funcionan para todas las plataformas con publicaciones con formatos más largos.
• Utiliza tu app de gestión de redes sociales para recopilar información acerca de tus publicaciones. Esto te permite medir el interés y el engagement para que puedas identificar qué plataformas y contenidos son más valiosos.

4) Automatiza la planificación, la coordinación y el proceso de entrevistas de tu equipo 

Los reclutadores trabajan con pools de talento masivos. Es probable que tu equipo tenga un pool de talento al cual dar seguimiento, pero si no lo tienes, podrías considerar establecer uno para optimizar tu proceso de búsqueda y reclutamiento. 🔍

La ventaja es que una gran parte del seguimiento a tu pool de talento se puede automatizar. Esto reduce la carga laboral de tu equipo para que todos puedan enfocarse en lo que son expertos: encontrar a los mejores candidatos. 

Tips, trucos y buenas prácticas

• Utiliza un software diseñado específicamente para el mejor pool de talento. Esto te brindará más herramientas para automatizar los pasos de tu proceso.
• Usa un software para automatizar tu agenda lo más posible, y realizar tareas como enviar notificaciones sobre cuándo abren y cierran vacantes, fechas para enviar solicitudes, etc.
• Las herramientas de automatización deberían poder ayudarte a planificar todo el proceso de entrevistas. Configura tu software de reclutamiento para enviar notificaciones a los candidatos que han sido seleccionados para las mismas. Dependiendo de las herramientas que uses, puedes incluso enviar templates de preguntas a los entrevistados. 

5) Automatiza tareas manuales y repetitivas

Hay muchas tareas pequeñas que se repiten diaria, semanal y mensualmente para que el proceso funcione. Dependiendo de tu empresa, estas tareas pueden variar. Algunas pueden centrarse en la atracción de talento y otras, en recursos humanos o administración del día a día. En cualquier caso, existen muchas oportunidades de automatización.

Tips, trucos y buenas prácticas

• Piensa en las reuniones de equipo, ¿puedes automatizar los recordatorios semanales por correo electrónico?
• Las áreas de recursos humanos pueden automatizar muchos aspectos, como liquidación de sueldos, renovación de beneficios, etc., así como configurar recordatorios en una plataforma específica para tareas de RRHH.
• Un software de reclutamiento automatizado debería ser capaz de hacer algunas de las tareas pesadas por ti, como escanear tu base de datos de cientos de perfiles de candidatos para identificar a quiénes agregar a tu lista de seleccionados.

6) ¿Cómo identificar a los mejores candidatos? Automatizando el proceso de filtrado

Si tu marketing funciona, aumentarás el interés de los candidatos y, si todo sale bien, llegará un gran volumen de solicitudes y CVs. Esta es una de las áreas más importantes en las cuales la automatización puede ayudarte: en lugar de revisar manualmente todos los CVs, utiliza softwares de reclutamiento que hagan una preselección por ti. 

Además de reducir la carga laboral, automatizar la preselección tiene otros beneficios. Hace que sea menos probable que los buenos candidatos sean excluidos accidentalmente por sesgos inconscientes, los cuales se refieren a sesgos asociados con una característica, persona o grupo.

Puedes no ser consciente de que tienes sesgos, es por eso que son “inconscientes”. De cualquier forma, estos sesgos pueden causar que reclutadores con buenas intenciones descarten a un candidato que puede ser el indicado para el puesto.

Tips, trucos y buenas prácticas

• Analiza continuamente las métricas clave, como la cantidad de contrataciones en relación a la cantidad de entrevistas y la tasa de éxito a largo plazo de los candidatos contratados. Luego, utiliza esa información para redefinir el proceso de preselección. 
• Filtra por rasgos o características que han demostrado que predicen un mal desempeño.
• Por el contrario, asegúrate de filtrar por las características, aspectos positivos y experiencia del candidato que se correlacionen con el éxito a largo plazo en los roles que buscas.
• Si sueles trabajar con múltiples candidatos a la vez, considera invertir en herramientas de filtrado impulsadas por machine learning.  Estas herramientas utilizan IA para optimizar el proceso de preselección y, que en consecuencia de ello, puedas encontrar al mejor talento fácilmente.

7) Envía automáticamente recordatorios de eventos a los candidatos para reducir las ausencias

Los candidatos son personas ocupadas. Algunos tienen múltiples entrevistas agendadas alrededor de su horario de trabajo. Los recordatorios automáticos pueden ayudar a minimizar las ausencias simplemente recordando al entrevistado un compromiso que puede haber olvidado. 

Los recordatorios también sirven como señal de que la  empresa toma el  proceso de entrevistas con seriedad y que los candidatos potenciales también deberían hacerlo.

Tips, trucos y buenas prácticas

• Utiliza una herramienta que te permita enviar recordatorios de entrevistas por diferentes medios, como correo electrónico o SMS, y asegúrate de saber cuál prefiere el entrevistado.
• Envía mensajes cortos, amables y profesionales que incluyan una o dos oraciones de saludo, y el día y hora de la entrevista. Si tienes entrevistas por videollamada, también envía el link.
• Usa integraciones cuando sea posible para permitir que los entrevistados agreguen la fecha a su calendario fácilmente. Por ejemplo, un correo electrónico puede tener un link u opción de agregar la fecha al Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.

8) Optimiza el proceso de reclutamiento automatizando la revisión de antecedentes

Un software de reclutamiento debe incluir un sistema de seguimiento de aplicantes (ATS), y el ATS debe proporcionar funcionalidades que permitan optimizar la revisión de antecedentes. Una vez que los candidatos son seleccionados y entrevistados, lo ideal es que  el ATS inicie la revisión de antecedentes como parte del flujo de trabajo.

Tips, trucos y buenas prácticas

• Automatiza la búsqueda de candidatos para que tu ATS genere un reporte fácil de leer.
• Asegúrate que el ATS pueda enviarte notificaciones sobre problemas que tengas que investigar más adelante.
• Un ATS inteligente también eliminará la mayoría de candidatos falsos o no válidos (por ejemplo, personas que tienen el mismo nombre que el solicitante pero no son indicadas para el puesto).

Fortalece tus esfuerzos de reclutamiento con Emi

Tener las herramientas de reclutamiento adecuadas facilita la toma de decisiones de contratación. Si quieres automatizar partes importantes de tu proceso utilizando los métodos mencionados anteriormente, Emi es la herramienta que necesitas. Nuestra plataforma se especializa en reclutamiento de trabajadores de roles operativos y podemos acompañarte en cada paso del proceso, desde el filtrado de CVs hasta el onboarding.

Si quieres aprender más, ¡no dudes en probar la herramienta!. Solicita una demo para conocer cómo podemos ayudar a tu negocio a contratar mejores trabajadores rápidamente.