Antecedentes

Team Honey Badger (THB), franquiciatario de Domino's Pizza con más de 138 tiendas en 10 estados, destaca por su enfoque centrado en las personas. Su misión es clara: "Ofrecer un servicio de clase mundial y convertirnos en el empleador número 1 en las localidades en las que servimos".

El negocio de THB se basa en la optimización de su estrategia de contratación, priorizando la rápida y efectiva incorporación del talento operativo para sus tiendas como ventaja competitiva. 

Desafíos

Desde hace mucho tiempo, Team Honey Badger se ha dedicado a reclutar el talento operativo adecuado para cada una de sus tiendas. Se enorgullecen de ser un equipo que "siempre está contratando", realizando entrevistas a todos los solicitantes para garantizar que cada tienda cuente con el personal necesario. Este compromiso, aunque valioso, ha tenido como consecuencia una gran cantidad de trabajo para su equipo de RRHH.

Sabiendo que necesitaban mejorar la gestión del proceso de contratación, probaron varias herramientas de RR.HH. y agendas. Sin embargo, el equipo aún dedicaba una parte significativa de su tiempo a la comunicación con los candidatos y a la programación de entrevistas. El rápido crecimiento experimentado por THB en los últimos años exacerbó estas ineficiencias, convirtiendo el mantenimiento de un sistema de contratación oportuno y organizado en todo un desafío.

THB se enfrentaba a los siguientes retos que requerían una solución efectiva:

• Mantener el compromiso de entrevistar a todos los candidatos sin agotar al equipo de reclutamiento, incluso al enfrentarse a más de 5,000 candidatos al mes. Además, asegurar que el feedback de esas entrevistas se cargue de manera coherente y oportuna.

• Gestionar la programación de entrevistas de manera eficiente debido al alto volumen de solicitudes y vacantes en las tiendas, complicando la transición fluida de candidato a entrevistado.

• La recopilación y envío de feedback sobre las entrevistas se convertía en un desafío constante tanto para el equipo de reclutamiento como para los responsables de la contratación, resultando en una visibilidad limitada sobre lo que sucedía después de cada entrevista.

• Mejorar la tasa de asistencia a las entrevistas era crucial, ya que solo entre el 30% y el 40% de los candidatos aprobados para una entrevista asistían puntualmente.

• La realización manual de comprobaciones de antecedentes, históricamente sujeta a retrasos significativos, se traducía en la pérdida de candidatos valiosos en los que habían invertido.

Solución

THB eligió a Emi como la solución para enfrentar los principales desafíos que tenía el equipo. El chatbot de IA de Emi, disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, permite a los candidatos de THB presentar sus solicitudes en cualquier momento desde sus celulares y recibir respuestas instantáneas a sus principales preguntas y dudas.

La automatización integral de Emi posibilitó que THB cumpliera su objetivo de establecer un canal de comunicación coherente y confiable entre reclutadores, candidatos y gerentes del equipo de contratación, sin importar la hora del día que fuera.

La capacidad de Emi para automatizar por completo el proceso de programación de entrevistas alivió la complicada carga de coordinar entrevistas con cientos de candidatos al mes, una tarea que antes recaía completamente en el reducido equipo de reclutadores encargados de las 138 tiendas. Además, los recordatorios automatizados de entrevistas de Emi aumentaron la tasa de asistencia a las entrevistas al 62%, más del doble de la tasa anterior al uso de la plataforma.

"Con Emi, estamos llevando la idea de ‘contratación continua’ al siguiente nivel, moviendo a los candidatos a través del proceso incluso a media noche. Gracias a Emi, nuestros reclutadores disponen de considerablemente más tiempo para enfocarse en iniciativas estratégicas en lugar de centrarse únicamente en tareas operativas”, mencionó Blake Graves, Director Inmobiliario, Team Honey Badger.

Antes, los reclutadores de THB enfrentaban el desafío de registrar los comentarios de los gerentes de contratación en el sistema. Ahora, Emi consulta al responsable de la contratación sobre la entrevista 15 minutos después de que terminó, siendo coherente en la forma en que se recopilan los comentarios. Hasta la fecha, THB ha alcanzado una tasa de registro de feedback del 80%, una métrica que anticipamos que seguirá aumentando con el tiempo.

La integración de Emi con Checkr facilita la verificación automática de antecedentes. Antes de Emi, los candidatos aprobados en las entrevistas a menudo no recibían la solicitud de verificación de antecedentes, resultando en la pérdida de candidatos que estaban listos para ser contratados. Ahora, menos de un minuto después de que un candidato sea aprobado en una entrevista, Emi envía su paquete de verificación de antecedentes a través del mismo chat móvil donde presentaron su solicitud, con una precisión del 100%. Luego, la plataforma guarda los resultados directamente en el sistema.

Resultados

Team Honey Badger siempre está contratando, independientemente de la hora del día. 

Uno de los mayores cambios y beneficios clave de la plataforma Emi para THB es que, incluso mientras el equipo descansa, Emi puede interactuar con los candidatos. Esto es especialmente valioso para aquellos que trabajan en turnos nocturnos o están fuera del horario laboral. Con Emi, THB realmente está contratando constantemente.

"El impacto más inmediato de Emi fue tener el sistema en funcionamiento las 24 horas, los 7 días de la semana. Me encanta que podamos compartir un código QR y comenzar a buscar nuevos candidatos. Es muy fácil para ellos presentar su solicitud a través del celular, ser evaluados y programar una entrevista de inmediato. Esto elimina una gran parte del trabajo manual del equipo de contratación". - Ashley Lamia, Directora de Contratación, Team Honey Badger.

La programación de entrevistas está completamente automatizada, ahorrando más de 2,700 horas en tiempo de contratación en solo 6 meses. 

Programar entrevistas para cientos de candidatos al mes representaba un desafío monumental para el equipo de contratación de THB. Su compromiso con la "contratación continua" los llevó a innovar y utilizar Emi para automatizar por completo la programación de entrevistas. Ahora, los responsables de contratación simplemente cargan su disponibilidad, y los candidatos eligen la hora deseada para la entrevista. Además, aquellos que necesitan reprogramar o cancelar su entrevista pueden hacerlo directamente a través de Emi.

Las verificaciones de antecedentes se entregan minutos después de su aprobación con una precisión del 100%.

Después de invertir tiempo y esfuerzo en llevar a un candidato a través del proceso de entrevista y prepararlo para la comprobación de antecedentes, THB, al igual que muchas organizaciones de contratación masiva, notaba un descenso justo antes de alcanzar la meta. La integración de Emi con Checkr asegura que cada candidato aprobado reciba su paquete de verificación de antecedentes de manera conveniente a través del mismo chat donde presentaron su solicitud. En solo un mes, THB pudo enviar casi 300 solicitudes de comprobación de antecedentes completamente automatizadas, reduciendo significativamente la carga de trabajo para el equipo.

Aumento de la tasa de registro de feedback de entrevistas del 60% al 80%.

El equipo de contratación carecía de visibilidad sobre el progreso de los candidatos después de ser referidos al responsable de contratación. Podían identificar a los candidatos que avanzaban, pero desconocían qué sucedía con aquellos que no lo hacían. Esto impedía que los responsables de contratación de THB identificaran las áreas problemáticas para mejorar. Con Emi, se solicita a los responsables de contratación que proporcionen su feedback de manera coherente y eficiente, brindándoles información sobre el desarrollo posterior del candidato después del proceso de selección.